Die jährliche Erstellung des Budgets und der Jahresrechnung ist in vielen Gemeinden ein ressourcenintensiver Prozess. Dabei ist das eigentliche Problem selten die Datenlage, denn grundsätzlich sind die Zahlen im ERP vorhanden. Die Herausforderung ist viel mehr der Weg vom Rohdatensatz zum veröffentlichungsreifen Dokument. Datenexporte müssen manuell in Excel aufbereitet und Tabellen und Grafiken von Hand in Word eingefügt werden. Jede Datenkorrektur löst eine neue Korrekturphase aus, das Fehlerrisiko steigt mit jedem manuellen Schritt und wertvolle Kapazitäten der Finanzverwaltung fliessen in Formatierungsarbeiten statt in finanzstrategische Aufgaben.
Genau dieses Problem löst die automatisierte Berichterstattung von publicXdata. Unser Ansatz: Finanzdaten einmal strukturiert erfassen, den Rest automatisch generieren lassen.
Was steckt hinter unserer Lösung?
Unsere Lösung verbindet Ihre bestehenden ERP-Daten mit automatisierten Dokumentenvorlagen und interaktiven Dashboards auf Basis von Microsoft Power BI. Das Ergebnis ist ein durchgängiger, automatisierter Prozess, von der Datenerfassung bis zur Publikation. Das Word-Dokument erfüllt dabei die kantonalen Vorgaben und kann bei Bedarf individuell ergänzt werden. Parallel dazu entsteht eine interaktive Webversion, die sich direkt in Ihre Gemeindewebsite einbinden lässt.
Wie wird die automatisierte Berichterstattung generiert?
Um von den rohen ERP-Daten zum finalen Bericht zu gelangen, haben wir einen schlanken Prozess mit drei Schritten entwickelt. Dieser Prozess läuft folgendermassen ab:
1. Datenübernahme aus dem ERP
Der Prozess beginnt mit einem strukturierten Export aus Ihrem bestehenden ERP-System. Sind die Exportformate einmal definiert, können sie jährlich wiederkehrend verwendet werden, ohne zusätzlichen Konfigurationsaufwand. Fehlende Angaben, die nicht automatisch übernommen werden können, lassen sich nachträglich im Word ergänzen. So bleibt die Flexibilität erhalten, ohne den Automatisierungsgrad zu beeinträchtigen.
2. Automatische Dokumentenerstellung
Auf Basis der importierten Daten wird die Berichterstellung zum Budget oder zur Jahresrechnung automatisch in ein vordefiniertes Layout eingefügt, das gemeinsam mit der Gemeinde definiert wurde und den kantonalen Vorgaben entspricht. Tabellen, Grafiken, Kommentierungen und gesetzlich vorgeschriebene Standardtexte werden dabei direkt eingebunden. Der gesamte Bericht ist in einem einheitlichen Stil gehalten, der ein professionelles und konsistentes Erscheinungsbild über alle Kapitel hinweg sicherstellt.
Das fertige Dokument wird als Word-Datei ausgeliefert und lässt sich flexibel an die Bedürfnisse Ihrer Gemeinde anpassen: Die Reihenfolge der Kapitel kann problemlos geändert werden und auch gestalterische Elemente können individuell angepasst werden, etwa das Deckblatt, die Schriftarten, die Überschriftenstrukturen oder das Farbkonzept. So lässt sich der Bericht optimal an das visuelle Erscheinungsbild Ihrer Gemeinde anpassen.
3. Interaktive Webversion
Parallel zur Word-Datei entstehen interaktive Visualisierungen auf Basis von Microsoft Power BI, die direkt in Ihre bestehende Gemeindewebsite eingebunden werden können. Die Bevölkerung erhält damit die Möglichkeit, sich eigenständig durch das Budget oder die Jahresrechnung zu klicken, inklusive Drill-Down-Funktionen bis auf Kontoebene, grafisch aufbereiteten Kennzahlen und einem direkten Vergleich mit den Vorjahreswerten. Die aufbereitete Darstellung macht Gemeindefinanzen für alle zugänglich und nachvollziehbar, schafft Transparenz und stärkt das Vertrauen in die Gemeinde.
Die Webversion ist dabei gezielt so konzipiert, dass sie unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht wird: Für die breite Bevölkerung werden die wichtigsten Budget- und Abschlusszahlen übersichtlich auf einer Seite dargestellt und verständlich kommentiert. Auch ohne vertieftes Finanzwissen wird dadurch ersichtlich, wie die Gemeinde finanziell aufgestellt ist.
Gleichzeitig bietet die Lösung auch für interessierte Finanzspezialistinnen und Finanzspezialisten einen klaren Mehrwert: Detaillierte Zahlen können interaktiv analysiert und bis auf Kontoebene vertieft ausgewertet werden. So entsteht ein Informationsangebot, das sowohl einfach verständlich als auch fachlich fundiert ist.
Welche Vorteile bringt die automatisierte Berichterstattung?
Die automatisierte Berichterstattung wirkt sich auf drei Bereiche spürbar aus:
Zeitersparnis
Der Aufwand für die Berichterstattung zum Budget und zur Jahresrechnung lässt sich auf wenige Stunden reduzieren. Manuelle Formatierungen, doppelte Aufbereitungen für Web und Print sowie fehleranfällige Copy-Paste-Prozesse entfallen vollständig. Da die Vorlagen wiederverwendbar sind, wird der Prozess von Jahr zu Jahr effizienter, der Aufwand sinkt, die Qualität steigt.
Höhere Qualität, weniger Fehler
Da die Zahlen direkt aus dem ERP übernommen werden, entfallen aufwändige Zwischenschritte und manuelle Übertragungsfehler. Kommentierungen, Pflichttexte und gesetzliche Bestandteile sind standardisiert hinterlegt und werden automatisch eingebunden. Das Ergebnis ist ein Bericht, der inhaltlich wie optisch über mehrere Jahre hinweg konsistent bleibt und der das Vertrauen in die Richtigkeit der ausgewiesenen Zahlen stärkt.
Mehr Transparenz für Politik und Bevölkerung
Durch die interaktive Webversion wird der Austausch mit der Bevölkerung moderner und zugänglicher. Zentrale Kennzahlen werden grafisch aufbereitet, Vorjahresvergleiche sind auf einen Blick ersichtlich, und die Darstellung ist stufengerecht auf die Exekutive, die Legislative und die Bevölkerung ausgerichtet. So wird aus einem Pflichtdokument ein echtes Instrument für eine offene und nachvollziehbare Kommunikation mit der Öffentlichkeit.
Fazit
Unsere automatisierte Berichterstattung ist mehr als eine technische Vereinfachung, sie verändert, wie Gemeinden ihre Finanzkommunikation gestalten. Weniger Aufwand, weniger Fehlerquellen und ein Bericht, der sowohl intern als auch extern gegenüber der Bevölkerung überzeugt. Mehr Informationen zur automatisierten Berichterstattung finden sich auf unserer Website.
Wir sind überzeugt, dass unsere Lösung den Erstellungsprozess für die Berichterstellung zum Budget oder zur Jahresrechnung einer Gemeinde wesentlich vereinfachen kann. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann nehmen Sie mit uns Kontakt auf und lernen Sie die automatisierte Berichterstattung unverbindlich in einer Live-Demonstration kennen.
Michelle Rohrer
Michelle Rohrer ist seit März 2025 Teil von publicXdata und unterstützt die Weiterentwicklung der Produkte in den Bereichen Datenverarbeitung und Automatisierung. Ihr Wissen in diesem Bereich vertieft sie zudem in ihrem Bachelorstudium in Data Science an der FHNW.
