Neues Budgetmodul für einen effizienten Budgetprozess

Alle Jahre wieder sind Gemeinden mit dem Prozess der Budgetplanung für das kommende Jahr konfrontiert. Dieser Prozess gestaltet sich bei vielen Gemeinden mühselig, da eine Vielzahl unterschiedlicher Abteilungen und Menschen daran beteiligt ist. Sie alle machen nach bestem Wissen und Gewissen ihre Budgeteingaben für das anstehende Jahr in ihrem jeweiligen ERP-System. Jede Gemeinde hat dabei ihre eigenen Budgetvorgaben und ihren eigenen Prozess – bei einigen Gemeinden funktioniert dies entspannt, bei anderen ist der Budgetprozess hingegen langwierig und fehleranfällig.

Stellen Sie sich nun vor, Ihre Gemeinde würde über ein webbasiertes All-in-one-Budgetmodul verfügen, das Ihnen neben Zeitersparnissen und Qualitätssteigerungen eine ansprechend aufbereitete Darstellung Ihres Budgets für das Folgejahr ermöglicht.

Dies tönt zu gut, um wahr zu sein? Dann haben wir erfreuliche Neuigkeiten für Sie, denn genau dieses Produkt haben wir innerhalb der letzten zwei Jahre in Zusammenarbeit mit der Gemeinde Spiez entwickelt.

Unser Budgetmodul

Unser webbasiertes Budgetmodul basiert auf Power BI von Microsoft und ermöglicht einen einfachen Import und Export ins ERP. Da es sich um eine webbasierte Plattform handelt, muss Ihre Gemeinde kein zusätzliches ERP-System anschaffen und es ist auch keine weitere Integration in die IT-Landschaft der Gemeinde notwendig. Der Zugang erfolgt ganz einfach über Power BI.

Das Budgettool ermöglicht automatisierte Budgetvorgaben und Budgeteingaben, manuelle Budgetanpassungen und verfügt zudem über eine Kommentarfunktion zu den einzelnen Positionen. Zudem können Budgetanpassungen und ihre Auswirkungen mithilfe der Live-Visualisierungen direkt im Budgettool analysiert werden.

Welche Vorteile generiert unser Budgetmodul?

Die Abwicklung der Budgetplanung in unserem Budgettool bietet Gemeinden verschiedene Vorteile. Diese lassen sich in die folgenden drei Hauptkategorien einteilen:

1. All-in-One-Lösung

Unser Budgetmodul vereint alle notwendigen Funktionen, welche für den Planungsprozess des Budgets benötigt werden. Budgetvorgaben können eingegeben oder automatisiert berechnet werden und auch Budgeteingaben und Budgetanpassungen können direkt im webbasierten Budgettool eingetragen werden. Dies bedeutet, dass es für die politische Abstimmung der verschiedenen Budgetversionen keine Exports oder zusätzliche Berichte mehr braucht– alles kann in einem Tool dargestellt werden. Dies unterstützt eine transparente politische Diskussion ohne Mehraufwand.

Das Budgetmodul zeigt zudem nach Wunsch der Gemeinde die Entwicklung des Budgets oder der Erfolgsrechnungen der letzten Jahre und erlaubt eine Kommentierung der einzelnen eingetragenen Positionen. Dies ermöglicht ein einfaches Nachvollziehen der eingetragenen Änderungen und schafft Transparenz.

Die Budgetvisualisierungen weisen die Auswirkungen von manuellen Budgetanpassungen durch Echtzeitberechnungen direkt im webbasierten Budgettool aus. Die ansprechende Darstellung der aufbereiteten Informationen durch die Budgetvisualisierungen unterstützt und vereinfacht zusätzlich die Besprechung des Budgets mit der Exekutive.

2. Zeitersparnis

Durch unsere All-in-One-Lösung entfällt der Export des Budgets für politische Besprechungen und allfällige Budgetanpassungen können direkt im Budgettool vorgenommen werden. Zudem bietet unser Budgettool die Möglichkeit, dass mehrere Personen gleichzeitig an der Budgeterstellung arbeiten können, ohne dass es zu Überschneidungen kommt.

Die zusätzliche Kommentarfunktion zu den einzelnen Positionen ermöglicht ein rasches Verständnis für die aufgeführten Zahlen und erspart die Suche nach möglichen Erklärungen für die aufgeführte Position.

Zudem wurde das Budgettool so konzipiert, dass jede budgetverantwortliche Person eine eigene, vorgefertigte Übersicht mit den für sie relevanten Konten erhält. Dies führt zu einem zusätzlichen Effizienzgewinn.

Weiter arbeiten wir aktuell daran, dass das erstellte Budget inklusive aller Kommentare wieder in das ERP-System importiert werden kann. Dadurch kann unser Budgettool für den gesamten Budgetprozess genutzt werden und löst bestehende individuelle Instrumente ab.

3. Qualitätssteigerung

Mithilfe des Budgettools kann nicht nur die Effizienz des Budgetprozesses gesteigert, sondern auch die Qualität der Budgetplanung verbessert werden. Dies geschieht einerseits durch eine Reduktion der Eingabefehler, da diese im Budgettool direkt ersichtlich und dadurch leicht korrigiert werden können.

Andererseits haben wir einen zusätzlichen Log-Report erstellt, in dem alle manuellen Anpassungen eingetragen werden. Dadurch ist transparent ersichtlich, wer wann welche Eingaben und Anpassungen am Budget vorgenommen hat. Dies erleichtert die Nachvollziehbarkeit der Budgeteinträge und stärkt die Transparenz.

Zudem kann unser Budgettool zu einem tieferen Planungspuffer führen, da wir klare Budgetvorgaben (z.B. Dreijahresmittel) hinterlegen können und so echte Challenging-Werte für die Eingaben haben. Dies führt optimalerweise dazu, dass das Budget realitätsnäher ausfällt, wodurch realisierbare Projekte eher durchgeführt werden können, als dass sie gestrichen werden müssen.

Weitere Informationen zu den Funktionen unseres Budetmoduls finden sich auch auf unserer Website.

Fazit

Zusammengefasst haben wir mit unserem Budgettool ein neues Produkt für Gemeinden entwickelt, welches einen effizienten und effektiven Budgetplanungsprozess ermöglicht. Das Budgettool stellt eine attraktive All-in-one-Lösung dar, welche den Gemeinden viel Zeit erspart und die Qualität des Planungsprozesses erheblich steigert. Durch eine benutzerfreundliche Visualisierung kann das Tool zudem stufengerecht (Exekutive, Legislative), live und ohne zusätzliche Schnittstellen in den Sitzungen genutzt werden.

Wir sind überzeugt, dass wir mit unserem neuen Budgettool den Budgetprozess einer Gemeinde wesentlich unterstützen können. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann nehmen Sie mit uns Kontakt auf und lernen Sie das Tool unverbindlich kennen.