L’élaboration de la stratégie et la vie de cette stratégie avec des objectifs de législature mesurables constituent un défi pour de nombreuses communes. Les obstacles potentiels sont le manque d’identification, l’absence de mesurabilité et l’absence de révision périodique des objectifs. Mais comment faire en sorte que la stratégie serve d’outil au quotidien et que les objectifs puissent être mesurés ?
Qui n’a pas connu cette situation : l’élaboration de la stratégie avec les objectifs de la législature pour la commune est réalisée avec un ou plusieurs ateliers et il en résulte d’innombrables objectifs à atteindre au cours des 4 prochaines années. Une fois les objectifs visualisés dans une brochure, celle-ci disparaît dans le bureau et on ne la regarde plus. La raison en est souvent le manque d’indicateurs de mesure, de révision périodique et, surtout, d’identification avec les objectifs.
Les étapes clés d’une élaboration et d’une mise en œuvre réussies de la stratégie au quotidien sont décrites ci-dessous. Mais tout d’abord, il convient de clarifier certains termes afin d’éviter toute confusion tout au long de ce blog et même pendant un atelier stratégique.
| Terme | Explication |
| Indicateur | Mesure utilisée pour mesurer les valeurs cibles. |
| Axe stratégique des tâches | Thèmes prioritaires pour les années à venir, généralement pour une législature – c’est là que les « ressources de développement » doivent être utilisées. |
| Objectif | Un objectif est une valeur cible qui doit être atteinte par une ou plusieurs actions. Nous reviendrons plus en détail dans le texte sur la distinction entre objectif et mesure. Nous reviendrons plus en détail dans le texte sur la distinction entre objectif et mesure. |
| Mesure | Actions permettant d’atteindre les objectifs. Nous reviendrons plus en détail dans le texte sur la distinction entre mesure et objectif. |
Une bonne préparation pour une élaboration efficace de la stratégie
Le processus débute par l’élaboration de la stratégie et de ses objectifs de législature. Pour qu’un atelier stratégique puisse se dérouler de la manière la plus efficace possible et, par conséquent, mobilise un minimum de ressources, une bonne préparation est nécessaire. Celle-ci doit avant tout se faire à l’avance entre l’animateur·rice de l’atelier et la personne responsable de la commune.
Outre l’analyse de la stratégie actuelle, une enquête préliminaire bien structurée permet de déterminer les besoins et les priorités des personnes impliquées. Les points d’intersection des résultats aident à cluster l’atelier à l’avance avec des thèmes importants, afin que lors de l’atelier lui-même, la recherche de thèmes ne prenne pas trop de temps à elle seule. Pour débuter l’atelier, divers chiffres clés pertinents peuvent en outre être présentés comme point de départ. Ceux-ci posent le cadre d’une discussion ciblée. L’expérience montre qu’il est utile de connaître la situation de départ, avec ses points faibles, pour identifier plus rapidement les domaines d’action pour les objectifs de la législature.
L’approche de publicXdata AG lors de l’élaboration de la stratégie est la suivante : « Moins, c’est plus ». La quantité d’objectifs et de mesures doit être réaliste et pouvoir être atteinte par la commune. Il est donc important que la direction de l’atelier se penche sur cette question.
Distinction entre objectifs et mesures
L’expérience a montré que pendant un atelier, il est impératif d’expliquer les notions d’objectif et de mesure. Souvent, ils ne sont pas séparés proprement pendant l’élaboration de la stratégie et la confusion s’installe. Le lexique économique Gabler définit le mot « objectif » comme suit :
« Valeur cible à laquelle on compare un état réel qui doit être traité jusqu’à ce qu’il corresponde à l’état cible » -Gabler, 2018
En revanche, une mesure consiste en une action visant à atteindre un objectif. Il convient de noter que tout objectif peut également être formulé comme une mesure et inversement. Voici un exemple simple de distinction :
Rendre mesurables les priorités stratégiques
Pour atteindre un objectif stratégique, plusieurs objectifs et plusieurs mesures sont souvent élaborés. Ceux-ci doivent, si possible, être mesurables à l’aide d’indicateurs, afin de pouvoir montrer de manière transparente la réalisation des objectifs au fil des ans. La transparence n’est certainement pas toujours agréable pour toutes les personnes impliquées, mais de notre point de vue, cela augmente la motivation pour la réalisation. De plus, cela permet de prendre des mesures dans un délai utile si les points stratégiques n’évoluent pas encore comme souhaité.
Reporting global pour le lien entre stratégie et finances
La réalisation des objectifs de la stratégie est pratiquement toujours liée à des coûts. Cependant, ils ne sont souvent pas chiffrés et ne trouvent pas ou peu de place dans le budget ou le compte d’investissement. Afin d’offrir une transparence totale, il est essentiel que les coûts trouvent leur place dans le budget ou dans le calcul des investissements. Selon nous, la meilleure solution est de relier la stratégie et les données financières dans un reporting global. Ainsi, celles-ci sont toujours visibles et peuvent également être vérifiées pendant l’année.
Intégrer la stratégie dans la prise de décision quotidienne
La stratégie élaborée doit désormais servir de base de décision pour le travail quotidien. Pour que cela puisse se faire, les cadres de la commune doivent rendre la stratégie accessible à toutes les personnes et surtout la communiquer. Il est utile de montrer la stratégie à plusieurs reprises afin d’atteindre la sensibilité nécessaire. Ce n’est que si toutes les personnes de l’administration et de la politique connaissent et suivent la stratégie que les objectifs et donc les points stratégiques peuvent être mis en œuvre avec succès. De manière optimale, les points stratégiques sont également ancrés dans les objectifs annuels des collaborateurs.
publicXdata AG propose à votre commune un atelier efficace pour l’élaboration de la stratégie avec des objectifs adaptés. Il nous tient également à cœur d’accorder une plus grande importance à la stratégie et de la faire vivre du conseil municipal à tous les employés communaux. De notre point de vue, la stratégie doit faire partie d’un reporting global. Notre solution de reporting est idéale pour répondre à cette demande.
Vous trouverez plus d’informations sur notre outil de reporting modulaire sur notre page de reporting.
Thomas Caccivio
Thomas a rejoint publicXdata AG en janvier 2021. Auparavant, il a travaillé pendant plusieurs années comme analyste d’affaires chez un grand prestataire de services financiers suisse. Chez publicXdata AG, il est responsable de la mise en œuvre de tous les produits de reporting.
