Dans le secteur public également, les données ont pris une importance considérable dans la prise de décision. Les données pertinentes pour le pilotage doivent être combinées, calculées et analysées. Dans ce contexte, l’accent sera mis sur la Business Intelligence afin de pouvoir prendre des décisions basées sur des données qui, en fin de compte, offrent une valeur ajoutée à toutes les parties prenantes. De préférence, les administrations peuvent définir et créer elles-mêmes les reportings et générer ainsi des rapports qui correspondent exactement à leurs besoins. Mais qu’entend-on exactement par Business Intelligence et outils de Business Intelligence ? Microsoft les définit comme suit :

« La Business Intelligence (BI) révèle des connaissances qui permettent de prendre des décisions stratégiques. Les outils de Business Intelligence analysent les données historiques et actuelles et présentent les résultats dans des formats visuels intuitifs ».

Pour visualiser les données existantes de manière interactive, il existe aujourd’hui différents outils de Business Intelligence. Chez publicXdata AG, nous avons opté pour Microsoft Power BI. Vous découvrirez dans ce blog pourquoi il en est ainsi et comment nous procédons lors de l’établissement d’un rapport.

Création d’un reporting

Déterminer les besoins de la clientèle, définir les groupes cibles
Plus les besoins de la clientèle sont analysés avec précision, plus le reporting est efficace. Il est judicieux d’investir du temps dans cette analyse et dans l’échange avec la clientèle, afin que le reporting offre réellement une valeur ajoutée au groupe cible.

Analyser les sources de données et définir des formats standardisés
Les sources des données à traiter doivent être analysées. Notre ambition est de pouvoir récupérer le plus de données possible de manière automatisée, afin que la clientèle ait le moins de travail supplémentaire possible pour le reporting. De notre point de vue, il n’est pas très utile de remplacer différents rapports Excel créés manuellement par Power BI, mais de devoir tout de même nous transmettre manuellement les données correspondantes. Cependant, cette automatisation est souvent limitée. Nous essayons alors d’élaborer avec le client/la cliente un échange de données aussi simple que possible, qui puisse être réalisé de manière efficace. Le format des données doit également être analysé en détail. S’il s’agit par exemple de fichiers déposés dans Sharepoint, ils doivent impérativement être livrés dans un format standardisé, discuté avec le client. Ce n’est qu’ainsi que la mise à jour des données peut être effectuée avec un minimum de temps.

La qualité avant la quantité
Pour chaque rapport, il est possible de créer d’innombrables visualisations et calculs. Cependant, nous avons constaté que c’est la qualité ou la pertinence des visualisations qui apporte une réelle valeur ajoutée à la clientèle, et non pas une multitude de visualisations et de tableaux. Ainsi, nous essayons d’agrémenter les différentes pages du rapport non pas d’un maximum de visualisations, mais de représentations claires, qui sont faciles à lire et pertinentes.

Travail avec des prototypes et des sessions de feedback
Après ces réflexions préalables, un prototype de reporting est créé. Les indicateurs définis y sont calculés et visualisés. Nous discutons ensuite de ce prototype avec le client et apportons également nos recommandations. Nous intégrons ensuite le feedback des clients dans le reporting. Dès que le prototype a été accepté, nous construisons le rapport de production avec les connexions correctes aux sources de données. Cela nous permet d’éviter les incohérences très tôt dans le processus, d’arriver efficacement au résultat et de mettre à disposition des rapports de grande qualité.

Pourquoi choisir Microsoft Power BI ?

Convivialité pour les personnes sans connaissances informatiques approfondies
Tous les collaborateurs de publicXdata AG n’ont pas de formation professionnelle en informatique. Microsoft Power BI est un outil dit « low code » qui nous permet, sans connaissances en programmation, de relier les données, de les calculer et de les présenter de la manière dont nous concevons une visualisation conviviale. Nous pouvons ainsi nous concentrer sur notre force qui est de transporter le contexte commercial pertinent.

Développements de Power BI
Power BI est un outil Microsoft qui est développé en permanence et qui met à disposition des nouveautés. Ainsi, les personnes appliquant le programme n’ont pas à supporter de coûts supplémentaires et bénéficient des développements. Mais si l’on souhaite un logiciel spécifiquement adapté à ses besoins, il existe certainement des produits plus adaptés sur le marché.

Échange mondial pour les questions et les suggestions
La communauté Power BI ne cesse de s’agrandir. Il y a un échange mondial au sein de la communauté, il est également possible de poser des questions qui reçoivent pratiquement toujours une réponse adéquate. Grâce à cette communauté, les problèmes ou le manque de connaissances peuvent être résolus à peu de frais.

Gestion simple des licences
Les nouvelles licences peuvent être facilement commandées auprès de Microsoft et distribuées aux personnes concernées. Les licences peuvent être facturées mensuellement ou annuellement. Nous nous chargeons normalement de la gestion des licences pour notre clientèle et pouvons effectuer toutes les mutations à peu de frais.

D’innombrables sources de données
Power BI permet d’importer facilement des données provenant d’innombrables sources de données. Que ce soit une base de données via SQL, des services en ligne comme Sharepoint ou des fichiers comme Excel/JSON, etc. Les possibilités de connexion entre Power BI et les sources de données s’élargissent constamment, ce qui rend la connexion des données pertinentes de plus en plus facile.

Vous souhaitez vous aussi pouvoir établir et tenir à jour des rapports sur mesure dans votre commune ? Contactez nous .

Thomas Caccivio fait partie de publicXdata AG depuis janvier 2021. Auparavant, il a été pendant plusieurs années analyste d’affaires chez un grand prestataire de services financiers suisse. Chez publicXdata AG, il est responsable de la mise en œuvre technique du reporting.