Quelle commune ne connaît pas cette situation : après avoir été approuvé par l’assemblée communale, le budget est souvent rangé dans un tiroir, pour n’être ressorti qu’au moment de la clôture des comptes. Généralement, on constate à ce moment-là que de nombreux postes présentent des écarts plus ou moins importants par rapport au budget. Ces écarts auraient-ils pu être évités ou réduits pendant l’année ? Certaines dépenses importantes auraient-elles pu être effectuées parce que d’autres postes de dépenses ont été moins importants que prévu ?
Nous pouvons répondre à ces questions de manière conviviale et sur le web grâce à notre module de reporting tout au long de l’année. De plus, nous pouvons mettre à disposition une projection basée sur les données des années précédentes, afin que la commune puisse voir à temps vers quoi elle se dirige à la fin de l’année. Ceci et plus encore dans le module de reporting de publicXdata AG.
Notre module de reporting
Notre module de reporting en ligne repose sur Power BI de Microsoft et ne constitue donc pas un système ERP supplémentaire devant être intégré à l’environnement informatique d’une commune. Grâce à une licence, les personnes responsables, telles que les chefs de service, la direction ou l’exécutif, peuvent accéder à l’outil où qu’elles se trouvent, que ce soit sur leur lieu de travail, à la maison ou avec leur téléphone portable.
Le module de reporting dispose de différentes vues qui montrent comment votre commune se comporte financièrement au cours de l’année à une date de référence et sur l’ensemble de l’année. L’extrapolation peut être adaptée manuellement par la commune et il est possible de commenter manuellement chaque poste du rapport. Ces entrées peuvent être effectuées directement dans le rapport basé sur le web, ce qui permet d’éviter une rupture de média. Les visualisations correspondantes, adaptées à la gestion, pour la direction et/ou l’exécutif sont toujours actualisées en direct avec les dernières entrées.
Quelles sont les fonctionnalités de notre module de reporting ?
Notre module de reporting aide la commune sur différents aspects. Ceux-ci peuvent être classés dans les trois catégories principales suivantes :
1. Des visualisations claires et adaptées au niveau de l'utilisateur
La gestion financière de nombreuses communes ne répond pas aux exigences courantes dans le secteur privé, notamment parce qu’aucun bilan intermédiaire n’est établi en cours d’année. Ainsi, dans de nombreux cas, il manque un reporting approprié pour présenter la situation financière de manière transparente en cours d’année.
Mais à quoi ressemble un tel reporting idéal ? Il devrait aller chercher les différents groupes d’interlocuteurs à la bonne altitude et rendre les informations pertinentes accessibles en appuyant sur un bouton. Grâce à une visualisation attrayante des chiffres de la commune, les utilisateurs pourraient avoir envie de s’intéresser de plus près au contenu. L’objectif est de décharger le service financier de la préparation des informations et de fournir aux décideurs les informations dont ils ont besoin, en temps voulu et en fonction de leurs besoins.
Afin d’offrir à toutes les personnes concernées un tableau de bord adapté à leurs besoins, nous proposons nos visualisations non seulement dans la classification par nature, mais aussi dans la classification fonctionnelle. De même, nous créons une visualisation qui montre les responsabilités budgétaires ou l’engagement des coûts. En fonction de la manière dont la commune souhaite que les données soient présentées, nous pouvons afficher tous les postes, jusqu’à la nature comptable à 6 chiffres. Le client peut décider lui-même du niveau de détail de notre reporting, en fonction des informations pertinentes pour le pilotage de la commune.
2. Extrapolation avec fonction de saisie des montants et des commentaires
Il est également à noter de constater que les extrapolations de fin d’année sont en grande partie réalisées manuellement et de manière centralisée par le service financier, pour autant qu’une extrapolation soit effectuée. Une extrapolation régulière (par exemple une fois par trimestre) est vivement recommandée. Cela permet d’identifier les évolutions non souhaitées dès le premier semestre de l’année et de réagir à temps.
Il est essentiel que les responsables du budget soient impliqués dans le processus des perspectives de fin d’année afin d’apporter leur expertise commerciale. En les impliquant, on augmente en même temps continuellement leurs affinités financières. Notre solution permet d’obtenir une extrapolation automatisée. Pour ce faire, les données historiques sont analysées et différentes logiques d’extrapolation sont ensuite déposées. Comme le personnel de la commune a toujours une longueur d’avance sur nous, nous lui offrons la possibilité d’adapter manuellement l’extrapolation. Ainsi, les personnes autorisées de la commune sont habilitées à adapter les montants de l’extrapolation si elles savent déjà qu’un compte présentera un écart plus important que celui indiqué par les données passées dans l’extrapolation.
De plus, toutes les positions peuvent être commentées manuellement afin de garantir le flux d’informations en plus des chiffres dans un rapport. Toutes les entrées peuvent être saisies directement dans notre module de reporting et les mises à jour sont visibles en direct par tous.
3. Influence sur les coûts et ses répercussions
On dit souvent qu’une grande partie des dépenses des communes sont fixes et non influençables. Toutefois, les communes disposent également de leviers de contrôle et de possibilités de prendre des mesures correctives en cas d’évolution défavorable au cours de l’année. Celles-ci ne sont toutefois visibles que si les bonnes déclarations financières sont définies et si la commune sait où elle peut intervenir en cours d’année. Il est par exemple essentiel de suivre l’évolution des frais de personnel ou des dépenses d’investissement et d’établir de bonnes prévisions de fin d’année – notamment pour éviter de tirer des conclusions erronées pour la planification du budget et la prochaine planification financière.
Comment votre commune peut-elle profiter de notre module de reporting ?
Sur la base des trois principales catégories de fonctionnalités que notre module de reporting offre aux communes, nous pouvons identifier plusieurs avantages concrets pour elles.
Grâce à la préparation en temps réel et selon les besoins des informations sur la performance financière des communes en cours d’année par rapport à leur budget, notre module de reporting allège la charge du service financier et augmente les compétences financières de la hiérarchie. En outre, l’extrapolation en cours d’année permet d’identifier à temps les évolutions non souhaitées et de prendre à temps les mesures correctives correspondantes. Pour contrer les évolutions défavorables, il existe des marges de manœuvre malgré les nombreuses dépenses engagées par les communes. Notre module de reporting met en évidence les leviers de contrôle existants et permet à la commune de prendre les mesures appropriées.
En conséquence, notre module de reporting est un outil de contrôle attrayant et convivial pour les communes, qui réduit la charge de travail actuelle de leur administration financière tout en favorisant un contrôle financier efficace à l’avenir.
Pour plus d’informations sur notre module de reporting, ses fonctionnalités et ses avantages, consultez notre site web.
Conclusion
En résumé, avec notre module de reporting, nous avons créé un produit pour les communes qui met à disposition de manière simple les informations financières les plus importantes à toutes les personnes autorisées. Grâce à l’interface conviviale du rapport, tout le monde peut naviguer rapidement et de manière interactive dans le rapport. Grâce à la mise à jour en direct lors des saisies manuelles, le reporting permet par exemple d’effectuer des saisies lors d’une réunion du conseil municipal et d’en voir directement les effets pour toutes les personnes.
Nous sommes convaincus qu’avec notre module de reporting, nous avons développé une solution efficace et conviviale pour les communes, qui garantit que les finances sont constamment thématisées, même au cours d’une année, et qui soutient une utilisation responsable des ressources financières. Avons-nous éveillé votre intérêt ? Alors contactez-nous et découvrez l’outil sans engagement.
Thomas Caccivio
Thomas a rejoint publicXdata AG en janvier 2021. Auparavant, il a travaillé pendant plusieurs années comme analyste d’affaires chez un grand prestataire de services financiers suisse. Chez publicXdata AG, il est responsable de la mise en œuvre de tous les produits de reporting.
