Warum IKS? 

Unter IKS verstehen wir die Gesamtheit der Prozesse, die dazu beitragen, das Erreichen von Zielen bzgl. operativer Aktivitäten, Berichtswesen, Reporting, Mitarbeiterführung und Compliance in einem vernünftigen Masse abzusichern. IKS ist für Schweizer Gemeinden aufgrund von verschiedenen Gesichtspunkten wichtig. Es geht einerseits ganz einfach darum, jegliche Compliance einzuhalten (bspw. Betrug oder öffentliches Beschaffungswesen), andererseits geht es aber auch darum, dass die Steuerung der Gemeinde den strategischen Vorgaben entsprechend  gelebt und umgesetzt werden kann. Daher gilt, dass die Gemeinden von den strategischen Zielen über die Planung und das Reporting stringent geführt werden. Das Thema hat in der öffentlichen Verwaltung stark an Bedeutung gewonnen, da deren Verwaltung immer komplexer wird. Verschiedene Kantone haben ein IKS für die Gemeinden rechtlich verankert, darunter auch der Kanton Solothurn. Da Gemeinden mit öffentlichen Geldern operieren, stufen wir diese als risikoaverse Organisationen ein, die ein funktionierendes IKS leben müssen.

Aufbau einer sinnvollen IKS-Applikation

Die Digitalisierung macht auch beim Thema IKS keinen Halt. Doch wie soll eine IKS-Applikation gebaut werden? Aus unserer Sicht macht es Sinn, wenn Produkte direkt mit einem Praxisbezug erarbeitet werden können. Daher ist es sinnvoll, wenn eine Gemeinde bei der Erarbeitung direkt mitarbeitet oder die Ideen jeweils prüft. Neue Applikationen sollen einen Mehrwert bieten, einfach zu bedienen sein und der Verwaltung nicht einen grossen, zusätzlichen Aufwand generieren. Aus unserer Sicht sind zu den bereits erwähnten Punkten folgende Aspekte für ein IKS Tool relevant:

• Die notwendigen Prüfungen können einfach dokumentiert und terminiert werden
• Risiken können dokumentiert und bewertet werden, dies wird in einer übersichtlichen Risikomatrix dargestellt.
• Sinnstiftende Reports können per Knopfdruck generiert werden
• Rollen und Rechte können gemäss der Organisation mutiert werden
• Eintretenswahrscheinlichkeiten und Schadenausmasse können kategorisiert werden

adminera iks als einfache, benutzerfreundliche & preiswerte Lösungsmöglichkeit

Uns sind bereits verschieden IKS-Applikationen begegnet – jedoch waren viele entweder zu aufwändig oder kompliziert in der Bedienung oder zu teuer. Mit der  IKS-Applikation von adminera iks haben wir aus unserer Sicht eine empfehlenswerte Lösung gefunden. Diese Lösung wurde in Zusammenarbeit mit der Stadt Olten und der Softwareagentur Sitewerk erarbeitet. Das Projekt in Olten war so erfolgreich, dass dieses Tool nun auch allen Gemeinden und Städten, unabhängig von der Grösse, zur Verfügung gestellt wird. Wir sehen darin folgende Vorteile:

Vorteile von adminera iks:

• Einfaches Generieren von Auswertungen Ihrer vorhandenen Risiken in Excel- & PDF- Dateien.
• Hinzufügen von individuellen Prozessbeschrieben für Aufgaben und Risiken.
• Individuelle Benachrichtigungen über pendente Aufgaben direkt und einfach per E-Mail.
• Unkomplizierte und intuitive Bedienung ohne spezielle IT-Kenntnisse. Die Software begleitet Sie und erleichtert den IKS-Alltag.
• Webzugang über Webbrowser ohne aufwendige Installationen.
• Transparente Preisstruktur in gutem Aufwand / Nutzen Verhältnis

Der Blick ins Tool

Fazit  

Unsere Erfahrung zeigt, dass es neue Applikationen immer schwer haben, um in einer Gemeinde integriert zu werden. Dies aus dem Grund, dass bereits unzählige Systeme in die IT Umgebung der Gemeinden und Städte eingebunden sind und auch administriert werden müssen. Jedoch glauben wir, dass adminera jeder öffentlichen Verwaltung einen Mehrwert bieten kann, dies zu einem guten Preis und mit einer sehr intuitiven Bedienung. Durch die Digitalisierung von Prozessen wie dem IKS können Gemeinden und Städte effizienter und transparenter arbeiten und so ihre Dienstleistungen für die Bevölkerung verbessern.

Kontaktinfos:
info@sitewerk.ch
Nicolas Neuwirth
Head of Sales and Marketing