In vielen Branchen ist der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) längst tief in der Unternehmensphilosophie verankert. Bei Städten und Gemeinden kommt dieser Ansatz selten konsequent zum Einsatz. Das Grundprinzip aus Beobachtung und Analyse von betrieblichen Abläufen und die Ableitung von Verbesserungsmassnahmen in Verwaltungen wollen wir mit unserem Benchmarking fördern.

Wieso ein Benchmarking für Gemeinden sinnvoll ist

In unserem Benchmarking-Modell messen wir die Leistungen von  30 Bereichen der Städte und Gemeinden mit insgesamt 68 Effizienz- oder Qualitätskennzahlen. So erhalten die Teilnehmenden wesentliche Steuerungsinformationen, welche Transparenz schaffen und dank welcher sie die Ressourcen möglichst dort allozieren können, wo es auch gewünscht ist. Ein systematisches Benchmarking für Schweizer Gemeinden, welches eine echte Vergleichbarkeit herstellt, hat weitere folgende Vorteile:

• Aufzeigen der Stärken und Potenziale einer Gemeinde
• Identifizierung des konkreten Verbesserungspotenziales der Gemeinden
• Ermöglicht die Umsetzung von gezielten Verbesserungsmassnahmen in den einzelnen Leistungsbereichen
• Die kennzahlenbasierte Steuerung verbessert das Verständnis für die Finanzzahlen und deren wesentlichen Kosten- und Ertragstreibern
• Benchmarking startet einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess in den Gemeinden

Wie ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) für Gemeinden gelebt wird

Oftmals fehlt die Zeit auf den Verwaltungen, sich tiefer mit einem Thema zu beschäftigen, da das Tagesgeschäft sehr ressourcenraubend ist. Aus diesem Grund begleiten wir unsere Kundinnen im KVP, damit eine langfristig nachhaltige Entwicklung der Gemeindefinanzen gesichert werden kann. In unserem KVP-Prozess werden pro Jahr 2-3 Leistungsbereiche mit Verbesserungspotenzial in Angriff genommen und in regionalen Gruppen analysiert. Wir bieten den Gemeinden Unterstützung, indem wir eine detailliertere Analyse für alle Gemeinden in der selben regionalen Gruppe erstellen. In einem gemeinsamen Workshop werden Erfahrungen ausgetauscht und mögliche Massnahmen ausgearbeitet, welche dann durch die Gemeinden umgesetzt werden können.

Wir begleiten die Städte und Gemeinden bei der Interpretation der Resultate und verringern so den Aufwand für die Verwaltung. Somit können wir jährlich konkrete Massnahmen in Form eines Werkzeugkastens erstellen und den Teilnehmenden zur Verfügung stellen.

Die Gemeinden können anschliessend je nach Organisationsform resp. individuellen Präferenzen die Massnahmenumsetzung innerhalb der Verwaltung oder mit der Exekutive besprechen und wo notwendig umsetzen. Dieses Vorgehen hat insbesondere folgende 3 Vorteile:

• Ressourcenschonend kommt die Gemeinde zu möglichen Verbesserungsmassnahmen
• Periodisch werden alle wesentlichen Bereiche überprüft – somit können kontinuierliche Verbesserungen erzielt werden, anstatt alle paar Jahre ein mühsames und oft teures Sparprojekt durchzuführen
• Das Vorgehen fördert das Vertrauen zwischen Verwaltung und Exekutive sowie zwischen der Exekutive und der Bevölkerung, da Leistungen kontinuierlich überprüft werden

Weitere Einsatzmöglichkeiten des Benchmarkings

Bei unseren aktuell über 50 Kundinnen beobachten wir verschiedene Einsatzmöglichkeiten der Benchmarking-Informationen. Diese unterscheiden sich oftmals aufgrund der Grösse der Gemeinden und Städte, aufgrund der Organisationsform (bspw. Parlament vs. Gemeindeversammlung bei der Legislative; Geschäftsleitungsmodell vs. Abteilungsleitungsmodell) oder aufgrund der finanziellen Situation. So setzen Gemeinden, welche wenig finanzielle Reserven haben, mit den Daten oftmals ein grösseres Projekt um, damit so schnell wie möglich das Potenzial realisiert werden kann. Auf der anderen Seite setzen Städte und Gemeinden mit einer komfortableren finanziellen Situation eher auf einen Einsatz bei Bedarf, wobei die Informationen dann genutzt werden, wenn sie gebraucht werden (bspw. politische Vorstösse oder auslaufende Leistungsvereinbarungen bei den jeweiligen Bereichen).

Können wir auch Ihre Gemeinde bei der Umsetzung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterstützen? Dann melden Sie sich bei uns.  Sehr gerne können Sie auch einen Test-Vergleich für einen ausgewählten Bereich im Rahmen unserer kostenlosen Benchmarking-Analyse durchführen. Hier geht’s zur Anmeldung:
Kostenloses Benchmarking Angebot – publicxdata

Joel Haueter ist der Gründer und Geschäftsführer der publicXdata AG. Er begeistert sich seit über 10 Jahren für Themen rund um die gesamtheitliche Steuerung von Schweizer Gemeinden. Sein Ziel ist es immer, skalierbare und somit bezahlbare Lösungen für Gemeinden zu entwickeln, die den Gemeinden einen optimalen Ressourceneinsatz ermöglichen.