Wie sieht eigentlich die ideale Reportinglösung für Gemeinden aus und wie wird es zu einem wirkungsvollen Steuerungsinstrument?

Transparenz, Aktualität und Benutzerfreundlichkeit der Reportinglösung

Die finanzielle Steuerung von vielen Gemeinden wird den in der Privatwirtschaft gängigen Ansprüchen nicht gerecht. Es besteht darum viel Potenzial für Optimierungen. So fehlt beispielsweise in vielen Fällen eine geeignete Reportinglösung, um unterjährig die finanzielle Lage transparent darzustellen. Doch wie sieht so ein Ideal-Reporting aus? Es sollte die verschiedenen Anspruchsgruppen auf der richtigen Flughöhe abholen und relevante Informationen auf Knopfdruck zugänglich machen. Die Benutzer könnten dank einer ansprechenden Visualisierung der Gemeindezahlen Freude dafür entwickeln, sich näher mit den Inhalten auseinanderzusetzen.  Zielresultat dabei ist, dass die Finanzabteilung in der Informationsaufbereitung entlastet wird und die Entscheidungsträger die für sie relevanten Informationen zeitnah und bedarfsgerecht erhalten.

Hochrechnung auf Jahresende

Weiter fällt auf, dass die Hochrechnungen auf das Jahresende grösstenteils manuell und zentral durch die Finanzen erstellt werden. Andere Gemeinden verzichten gänzlich auf eine unterjährige Aufbereitung der Zahlen und einen Jahresendausblick. Eine regelmässige Hochrechnung (z. B. einmal pro Quartal) ist unbedingt zu empfehlen. So erkennt man bereits zu Jahresbeginn ungewollte Entwicklungen und kann frühzeitig darauf reagieren. Es ist zentral, dass die Budgetverantwortlichen in den Prozess des Jahresendausblicks einbezogen werden, um ihr Businessknowhow einzubringen. Durch den Einbezug wird zugleich ihre Finanzaffinität kontinuierlich gesteigert. Unsere Lösung macht es möglich, eine automatisierte Hochrechnung zu erhalten. Hierzu werden Vergangenheitsdaten analysiert und anschliessend verschiedene Hochrechnungslogiken hinterlegt. Die Vorschlagswerte müssen so lediglich überprüft und kommentiert werden. Der Aufwand der Budgetverantwortlichen bei eingespieltem Prozess ist somit auch für einen regelmässigen Forecast klein und bietet einen wesentlichen Mehrwert für die Gemeinde.

Beeinflussbarkeit der Kosten und deren Folgewirkung

Es wird oft gesagt, dass ein Grossteil der Ausgaben von Gemeinden fix und nicht beeinflussbar sind. Auch bei den Gemeinden gibt es unterjährig Steuerungshebel und Möglichkeiten für die Einleitung von Gegensteuerungsmassnahmen bei ungünstigen Entwicklungen.  Diese werden jedoch nur ersichtlich, wenn die richtigen finanziellen Aussagen und KPIs definiert sind und die Gemeinde weiss, wo unterjährig eingegriffen werden kann. So ist es beispielsweise zentral, die Personalkostenentwicklung oder die Investitionsausgaben zu verfolgen und eine gute Jahrsendprognose abzugeben – nicht zuletzt, um falsche Schlüsse für die Planung des Budgets und die nächste Finanzplanung zu verhindern.

Ergänzung Mehrjahressicht für ein weitsichtiges Steuerungsinstrument

Nebst der unterjährigen Steuerung ist es bei den Gemeinden auch zentral, wichtige Kenngrössen und Treiber über eine längere Dauer zu messen und deren Entwicklung einzuordnen. Hier bieten sich Bereiche wie die Verschuldungssituation, Investitionstätigkeit, die Bevölkerungsstruktur, die Steuereinnahmen und weitere an. Nur durch die Integration dieser Dimension wird das Reportingprodukt zu einem weitsichtigen Steuerungsinstrument mit echtem Mehrwert für die Gemeinde.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass im Gemeindeumfeld noch viel Potenzial für den Einsatz von automatisierten Reportinglösungen besteht. Bei richtigem Einsatz kann die finanzielle und strategische Steuerung einer Gemeinde deutlich verbessert werden. Einerseits liegen den Entscheidungsträgern zeitnah die relevanten Informationen vor und andererseits kann die Finanzabteilung bei der Zahlenaufbereitung entlastet werden.  

Ausblick

Nebst dem bereits etablierten Benchmarking Produkt der publicXdata AG ist es unser Ziel, Gemeinden ganzheitlich im Performance Management Prozess zu begleiten. Dazu gehören Themen wie Strategie und Finanzstrategieerarbeitung, Planung, unterjährige Steuerung und Massnahmenumsetzung sowie ein ausgewogenes Risikomanagement. Um diese Elemente für die Verwaltung und die Gemeindeexekutive sinnvoll zu verbinden und deren Nachvollziehbarkeit sicherzustellen, ist es zentral, wie die Themen kommuniziert und getrackt werden. Hier können wir durch unsere systemunabhängige Reportinglösung unterstützen. In einem ersten Schritt wollen wir die unterjährige Steuerung der Finanzen und die wichtigsten KPIs sowie die wichtigsten Kenngrössen im Jahresverlauf beleuchten, um die Gemeinden auf dem Weg zu einem wirkungsvolles Steuerungsinstrument zu begleiten.

Die publicXdata AG unterstützt Sie gerne bei der Umsetzung Ihrer individuellen Reportinglösung. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website.

Daniela Bühler startete vor gut einem Monat bei der publicXdata AG. Auf ihrem bisherigen Berufsweg konnte sie sich einen umfassenden Erfahrungsschatz rund um das Thema Berichterstattung bei grossen Schweizer Konzernen aneignen. Bei der publicXdata AG liegt ihr Schwerpunkt in der Entwicklung von Reportinglösungen für Gemeinden.