Welche Gemeinde kennt dies nicht: Nachdem das Budget von der Gemeindeversammlung genehmigt worden ist, wandert es oftmals in eine Schublade, um dann erst während den Abschlussarbeiten wieder hervorgeholt zu werden. Meist wird dann erkannt, dass viele Positionen kleine oder auch grössere Abweichungen zum Budget aufweisen. Hätten diese Abweichungen während des Jahres verhindert oder reduziert werden können? Hätten gewisse wichtige Ausgaben getätigt werden können, weil andere Aufwandspositionen kleiner als geplant ausfielen?
Diese Fragen können wir Ihnen mit unserem Reportingmodul während des Jahres benutzerfreundlich und webbasiert beantworten. Zudem können wir basierend auf den vergangenen Daten der Vorjahre eine Hochrechnung zur Verfügung stellen, damit die Gemeinde früh erkennen kann, worauf sie per Ende Jahr zusteuert. Dies und mehr im Reportingmodul der publicXdata AG.
Unser Reportingmodul
Unser webbasiertes Reportingmodul basiert auf Power BI von Microsoft und ist somit kein zusätzliches ERP-System, welches in die IT-Landschaft einer Gemeinde integriert werden muss. Durch eine Lizenzvergabe können die verantwortlichen Personen, wie beispielsweise Abteilungsleitende, Geschäftsleitung oder Exekutive, von überall auf das Tool zugreifen, sei es am Arbeitsplatz, von zuhause aus oder mit dem Handy.
Das Reportingmodul verfügt über verschiedene Ansichten, welche aufzeigen, wie Ihre Gemeinde während des Jahres zu einem Stichtag und über das ganze Jahr hinweg finanziell performt. Die Hochrechnung kann von der Gemeinde manuell angepasst werden und es besteht die Möglichkeit, jede Position im Report eigenhändig zu kommentieren. Diese Einträge können direkt im webbasierten Report gemacht werden, wodurch ein Medienbruch umgangen wird. Die zugehörigen, management-gerechten Visualisierungen für die Geschäftsleitung und/oder die Exekutive werden jeweils live mit den neusten Einträgen aktualisiert.
Welche Funktionen bietet unser Reportingmodul?
Unser Reportingmodul unterstützt die Gemeinde in verschiedenen Aspekten. Diese lassen sich in die folgenden drei Hauptkategorien einteilen:
1. Übersichtliche und stufengerechte Visualisierungen
Die finanzielle Steuerung vieler Gemeinden wird den in der Privatwirtschaft gängigen Ansprüchen nicht gerecht, da unter anderem keine unterjährigen Zwischenabschlüsse erstellt werden. Somit fehlt in vielen Fällen ein geeignetes Reporting, um unterjährig die finanzielle Lage transparent darzustellen. Doch wie sieht so ein Ideal-Reporting aus? Es sollte die verschiedenen Anspruchsgruppen auf der richtigen Flughöhe abholen und relevante Informationen auf Knopfdruck zugänglich machen. Die Benutzer/innen könnten dank einer ansprechenden Visualisierung der Gemeindezahlen Freude daran entwickeln, sich näher mit den Inhalten auseinanderzusetzen. Zielresultat dabei ist, dass die Finanzabteilung in der Informationsaufbereitung entlastet wird und die Entscheidungsträger die für sie relevanten Informationen zeitnah und bedarfsgerecht erhalten.
Um möglichst allen betroffenen Personen ein Dashboard bieten zu können, welches auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, bieten wir unsere Visualisierungen nicht nur in der Sachgruppengliederung, sondern auch in der funktionalen Gliederung an. Ebenfalls erstellen wir eine Visualisierung, welche die Budgetverantwortlichkeiten oder die Gebundenheit der Kosten aufzeigt. Je nachdem, wie die Gemeinde die Daten aufbereitet haben möchte, können wir bis hin zur 6-stelligen Kostenart alle Positionen anzeigen. Die Kundin kann selbst über den Detaillierungsgrad unseres Reportings entscheiden, je nachdem, welche Informationen für die Steuerung der Gemeinde relevant sind.
2. Hochrechnung mit Eingabefunktion für Beträge und Kommentare
Weiter fällt auf, dass die Hochrechnungen auf das Jahresende grösstenteils manuell und zentral durch die Finanzen erstellt werden, sofern überhaupt eine Hochrechnung durchgeführt wird. Eine regelmässige Hochrechnung (z. B. einmal pro Quartal) ist unbedingt zu empfehlen. So können bereits in der ersten Jahreshälfte ungewollte Entwicklungen erkannt und frühzeitig darauf reagiert werden.
Es ist zentral, dass die Budgetverantwortlichen in den Prozess des Jahresendausblicks einbezogen werden, um ihr Business-Know-how einzubringen. Durch den Einbezug wird zugleich ihre Finanzaffinität kontinuierlich gesteigert. Unsere Lösung macht es möglich, eine automatisierte Hochrechnung zu erhalten. Hierzu werden Vergangenheitsdaten analysiert und anschliessend verschiedene Hochrechnungslogiken hinterlegt. Da die Mitarbeitenden auf einer Gemeinde uns gegenüber immer einen Know-how-Vorsprung haben, bieten wir die Möglichkeit, dass sie die Hochrechnung manuell anpassen können. So werden autorisierte Personen der Gemeinde dazu befähigt, die Beträge der Hochrechnung anzupassen, wenn sie bereits wissen, dass bei einem Konto eine grössere Abweichung kommen wird, als die vergangenen Daten in der Hochrechnung anzeigen.
Zudem können alle Positionen manuell kommentiert werden, damit der Informationsfluss nebst den Zahlen in einem Report sichergestellt ist. Alle Einträge können direkt in unserem Reportingmodul eingetragen werden und die Aktualisierungen sind für alle live sichtbar.
3. Beeinflussbarkeit der Kosten und deren Folgewirkung
Es wird oft gesagt, dass ein Grossteil der Ausgaben von Gemeinden fix und nicht beeinflussbar ist. Jedoch gibt es auch bei den Gemeinden unterjährig Steuerungshebel und Möglichkeiten für die Einleitung von Gegensteuerungsmassnahmen bei ungünstigen Entwicklungen. Diese werden jedoch nur ersichtlich, wenn die richtigen finanziellen Aussagen definiert sind und die Gemeinde weiss, wo unterjährig eingegriffen werden kann. So ist es beispielsweise zentral, die Personalkostenentwicklung oder die Investitionsausgaben zu verfolgen und eine gute Jahresendprognose abzugeben – nicht zuletzt, um falsche Schlüsse für die Planung des Budgets und die nächste Finanzplanung zu verhindern.
Wir profitiert Ihre Gemeinde von unserem Reportingmodul?
Basierend auf den drei Hauptkategorien von Funktionen, mit denen unser Reportingmodul Gemeinden unterstützt, lassen sich verschiedene konkrete Vorteile für die Gemeinden herauslesen.
Durch die zeitnahe und bedarfsgerechte Informationsaufbereitung der unterjährigen finanziellen Performance von Gemeinden im Vergleich zu ihrem Budget entlastet unser Reportingmodul die Finanzabteilung und erhöht die Finanzkompetenzen der Linie. Weiter ermöglicht die unterjährige Hochrechnung, dass ungewollte Entwicklungen frühzeitig erkannt und entsprechende Gegenmassnahmen rechtzeitig eingeleitet werden können. Um ungünstigen Entwicklungen entgegenzuwirken, gibt es trotz vieler gebundener Ausgaben von Gemeinden Handlungsspielräume. Unser Reportingmodul zeigt die vorliegenden Steuerungshebel auf und ermöglicht der Gemeinde, geeignete Massnahmen zu treffen.
Dementsprechend stellt unser Reportingmodul ein attraktives und benutzerfreundliches Steuerungstool für Gemeinden dar, welches bisherige Aufwände ihrer Finanzverwaltung reduziert und gleichzeitig eine effektive zukünftige finanzielle Steuerung fördert.
Weitere Informationen zu unserem Reportingmodul und seinen Funktionen und Vorteilen finden sich auf unserer Website.
Fazit
Zusammengefasst kann gesagt werden, dass wir mit unserem Reportingmodul ein Produkt für Gemeinden erstellt haben, welches in einfacher Weise die wichtigsten Finanzinformationen allen berechtigten Personen zur Verfügung stellt. Durch die benutzerfreundliche Oberfläche des Reports können sich alle schnell und interaktiv im Reporting bewegen. Durch die Live-Aktualisierung bei manuellen Eingaben ermöglicht das Reporting, dass beispielsweise Einträge an einer Gemeinderatssitzung gemacht werden können und die Auswirkungen direkt für alle Personen ersichtlich sind.
Wir sind überzeugt, dass wir mit unserem Reportingmodul eine effiziente und benutzerfreundliche Lösung für die Gemeinden entwickelt haben, welche sicherstellt, dass die Finanzen auch während eines Jahres stetig thematisiert werden und einen verantwortungsvollen Umgang mit den finanziellen Ressourcen unterstützt. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann nehmen Sie mit uns Kontakt auf und lernen Sie das Tool unverbindlich kennen.
Thomas Caccivio
Thomas ist seit Januar 2021 Teil der publicXdata AG. Zuvor war er mehrere Jahre Business Analyst bei einer grossen Schweizer Finanzdienstleisterin. Bei der publicXdata AG ist er für die Umsetzung sämtlicher Reportingprodukte zuständig.
