Ein simples Modell zu nachhaltigen Gemeindefinanzen.

Die Steuerung einer Gemeinde ist auf vielen Ebenen ein komplexes Thema, denn Gemeinden haben im Gegensatz zu vielen privaten Unternehmungen heterogenere Anspruchsgruppen. Die privaten Unternehmungen sind eher den Inhabern resp. den Aktionären verpflichtet, welche im Normalfall eine nachhaltige Rentabilität bei guten Arbeitsbedingungen für die Mitarbeitenden als Ziel vorgeben. Bei den Gemeinden hingegen haben wir unterschiedlichste Anspruchsgruppen (Bsp. Exekutive, Legislative, Einwohnerinnen, Interessengruppen, Parteien, Medien, Mitarbeitende, Bund und Kantone, etc.) und innerhalb vieler dieser Gruppen auch sehr diverse Meinungen. Umso wichtiger ist es, dass die Gemeinde ein effektives Steuerungsmodell hat und dieses auch lebt.

1. Eine effektive Gemeindestrategie als Grundlage für die Gemeindesteuerung

Die Vision und Strategie einer Gemeinde gibt die Richtung vor, in welche sich die Gemeinde in den nächsten Jahren entwickeln soll. Dabei haben wir unterschiedlichste Bezeichnungen für die Strategie oder Vision einer Gemeinde. Die Gemeindevision könnte auch Leitbild heissen oder einfach ein Slogan sein, welcher die Einzigartigkeit der Gemeinde zeigt. Für die eigentliche Strategie der Gemeinde kann es dann viele unterschiedliche Teilkomponenten mit unterschiedlichsten Bezeichnungen geben (Bsp. Legislaturplan, Legislaturziel, strategische Aufgabenschwerpunkte, Langfristige Ziele oder sogar Komponenten einer Gemeindestrategie wie bspw. der Finanzstrategie oder Energiestrategie). Die Bezeichnung der Strategie ist aber egal – solange sie folgende Komponenten berücksichtigt:

• Die BürgerInnen und Mitarbeitenden erkennen klar, welche Schwerpunkte in der Gemeindeentwicklung gelegt werden und welche nicht. So dient die Strategie als Entscheidungshilfe im oft hektischen Alltag der Mitarbeitenden und Exekutiv-Mitgliedern.
• Die Strategie kann kurz und prägnant auf den Punkt gebracht werden und dient als Kommunikationshilfe.
• Die Strategie enthält messbare Ziele (vgl. Punkt 2) und es wird schnell ersichtlich, wie diese erreicht werden sollen (Beispielsweise mit konkreten Massnahmen).

2. Mit messbaren Zielen wird die Gemeindestrategie lebendig

Auf Basis der Strategie sollen sowohl Wirkungs- wie auch Leistungsziele abgeleitet werden. Diese erfüllen im Wesentlichen zwei Zwecke:

• Die Gemeindestrategie wird dadurch lebendig. Mitarbeitende und BürgerInnen erkennen, was mit den schön formulierten strategischen Schwerpunkten effektiv gemeint ist.
• Die Gemeindestrategie wird dadurch verbindlich und somit überprüfbar. Die strategische und operative Gemeindeleitung macht sich messbar und erfüllt somit den hohen Anspruch an die Transparenz der öffentlichen Verwaltungen.

Als nicht unwesentliches Nebenziel können die messbaren Ziele sowohl in der Planung wie auch im Reporting hinterlegt und gemessen werden. Idealerweise werden die Strategieziele auch auf die Abteilungen hinuntergebrochen, was wiederum das Verständnis der Mitarbeitenden für die Strategie erhöhen wird, da klar ersichtlich wird, was der Beitrag zur Strategieerreichung der jeweiligen Abteilung ist.

3. Operationalisierung der Gemeindestrategie über die Planung

Mit der Planung im integrierten Aufgaben- und Finanzplan (IAFP) für die nächsten fünf Jahre sowie im Budget für das nächste Jahr wird die Strategie operationalisiert. Denn sowohl die personellen wie auch finanziellen Ressourcen, welche für die Umsetzung der Strategie verwendet werden,  werden auf die unterschiedlichen Abteilungen (in der Erfolgsrechnung) und auf die unterschiedlichen Investitionsprojekte (in der Investitionsrechnung) aufgeteilt. Somit wird ersichtlich, wie resp. mit welchem Ressourceneinsatz die Gemeindestrategie erreicht werden soll.

Für eine stringente Top-Down Planung sind messbare Ziele aus Punkt 2. besonders wichtig, da die Gemeinde so überprüfen kann, ob die Ziele mit dem geplanten Ressourceneinsatz erreicht werden.

4. Über das Reporting der Gemeinde wird die Zielerreichung transparent

Im unterjährigen sowie im jährlichen Gemeinde-Reporting (Jahresrechnung der Gemeinde) wird die Strategieerreichung überprüft und durch die messbaren Ziele aus der Strategie wird sofort sichtbar, falls die Gemeinde Gefahr läuft, die Strategie nicht zu erreichen. Idealerweise läuft das unterjährige Reporting der Gemeinde automatisiert und gibt nicht nur einen Einblick in den aktuellen Stand, sondern bietet auch eine Jahresendprognose.

Um diesen Schritt zu optimieren, hat die publicXdata AG ein automatisiertes, gesamtheitliches Reporting-Tool für Gemeinden entwickelt. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter diesem Link.

5. Die Gemeindeentwicklung Steuern und Massnahmen einleiten

Falls aus dem Gemeinde-Reporting ersichtlich wird, dass die Strategie ohne Gegenmassnahmen nicht erreicht wird, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wieder auf die Spur zu kommen.

• Ein sehr beliebtes Instrument ist jenes der Gemeindevergleiche resp. eines Benchmarking spezifisch für Gemeinden. Die publicXdata AG hat zusammen mit der Universität Bern, Innosuisse, dem Städteverband und 26 Teststädten ein Benchmarking-Modell entwickelt, welches 30 Leistungsbereiche einer Gemeinde miteinander vergleicht. Dabei wird auf den ersten Blick ersichtlich, wo in ihrer Gemeinde hinsichtlich Qualität oder Effizienz noch Verbesserungspotenzial vorhanden ist. Sehen Sie unser Angebot hier
• Um Prozesse, die noch nicht ideal laufen oder Risiken, die noch nicht optimal gemanagt werden zu verbessern, lohnt sich ein Blick auf das IKS der Gemeinde oder das Risikomanagement der Gemeinde zu werfen. Ein ideales Hilfsmittel dazu ist das IKS- und Risk- Audit für Gemeinden der publicXdata AG. Mit Einbezug aller Mitarbeitenden und einem Gemeindevergleich wird identifiziert, welche Prozesse noch besser geführt werden können und welche Risiken besser gemanagt werden müssen. Sie finden hierzu unter folgendem Link mehr Informationen.
• Weitere Möglichkeiten, um den Kurs zu korrigieren sind die Investitionssteuerung über Priorisierungen, Anpassung der Qualitätsansprüche oder Leistungsverzichte.

Wenn die publicXdata AG Ihre Gemeinde unterstützen kann, eine Gemeindestrategie oder auch eine Finanzstrategie zu entwickeln, welche die Ansprüche an eine effektive Gemeindesteuerung erfüllt, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Weitere Informationen finden Sie hier.

Joel Haueter ist der Gründer und Geschäftsführer der publicXdata AG. Er begeistert sich seit über 10 Jahren für Themen rund um die gesamtheitliche Steuerung von Schweizer Gemeinden. Sein Ziel ist es immer, skalierbare und somit bezahlbare Lösungen für Gemeinden zu entwickeln, die den Gemeinden einen optimalen Ressourceneinsatz ermöglichen.