Auch im öffentlichen Sektor haben Daten in der Entscheidungsfindung stark an Bedeutung gewonnen. Steuerungsrelevante Daten sollen kombiniert, berechnet und analysiert werden. Dabei wird Business Intelligence in den Fokus rücken, um datenbasierte Entscheidungen treffen zu können, welche schlussendlich allen Anspruchsgruppen einen Mehrwert bieten. Vorzugsweise können die Verwaltungen die Reportings selber definieren und erstellen und so Reports generieren, die genau ihren Bedürfnissen entsprechen.  Doch was genau ist mit Business Intelligence und Business-Intelligence-Tools gemeint?  Microsoft definiert dies wie folgt:

„Business Intelligence (BI) deckt Erkenntnisse auf, um strategische Entscheidungen zu treffen. Business-Intelligence-Tools analysieren historische und aktuelle Daten und präsentieren Ergebnisse in intuitiven visuellen Formaten“.

Um die vorhandenen Daten interaktiv zu visualisieren, gibt es heute verschiedene Business Intelligence Tools. Wir von publicXdata AG haben uns für Microsoft Power BI entschieden. Warum dies so ist und wie wir bei der Erstellung eines Reportings vorgehen, erfahren Sie in diesem Blog.

Erstellung eines Reportings

Bedürfnisse der Kundschaft eruieren, Zielgruppen bestimmen
Je genauer die Bedürfnisse der Kundschaft abgeholt und analysiert werden, desto effizienter kann ein Reporting erstellt werden. Es ist zielführend, Zeit in diese Analyse und den Austausch mit der Kundschaft zu investieren, damit das Reporting der Zielgruppe auch wirklich einen Mehrwert bietet.

Datenquellen analysieren und standardisierte Formate definieren
Die Quellen der zu verarbeiteten Daten müssen analysiert werden. Unser Anspruch ist es, möglichst viele Daten automatisiert abholen zu können, damit die Kundschaft einen möglichst geringen Mehraufwand für das Reporting hat. Es bringt aus unserer Sicht wenig, wenn verschiedene, manuell erstellte Excelreportings durch Power BI abgelöst werden, die Daten dafür jedoch trotzdem alle manuell an uns übermittelt werden müssen. Diese Automatisierung ist aber oftmals nur begrenzt möglich. Dort versuchen wir dann mit dem Kunden/der Kundin einen möglichst einfachen Datenaustausch zu erarbeiten, welcher effizient ausgeführt werden kann. Auch das Format der Daten muss genau analysiert werden. Handelt es sich zum Beispiel um in Sharepoint abgelegte Files, müssen diese zwingend in einem standardisierten Format, welches mit der Kundschaft besprochen wird, geliefert werden. Nur so kann die Aktualisierung der Daten mit minimalem Zeitaufwand durchgeführt werden.

Qualität über Quantität
Bei jedem Reporting können unzählige Visualisierungen und Berechnungen erstellt werden. Jedoch haben wir die Erfahrung gemacht, dass die Qualität bzw. Aussagekraft der Visualisierungen der Kundschaft einen wirklichen Mehrwert bringt und nicht eine Vielzahl an Visualisierungen und Tabellen. So versuchen wir, die einzelnen Seiten des Reports nicht mit möglichst vielen Visualisierungen zu versehen, sondern mit übersichtlichen Darstellungen, welche gut lesbar und aussagekräftig sind.

Arbeiten mit Prototypen und Feedbackrunden
Nach diesen Überlegungen, die wir vorab machen, wird ein Prototyp des Reportings erstellt. Hier werden die definierten Kennzahlen berechnet und visualisiert. Diesen Prototypen besprechen wir dann mit der Kundschaft und bringen auch unsere Empfehlungen ein. Das Feedback der Kunden pflegen wir anschliessend in das Reporting ein. Sobald der Prototyp abgenommen wurde, bauen wir den produktiven Report mit den korrekten Verbindungen zu den Datenquellen. So können wir früh im Prozess Unstimmigkeiten vermeiden, kommen effizient zum Resultat und können qualitativ hochwertige Reportings zur Verfügung stellen.

Was spricht für Microsoft Power BI?

Benutzerfreundlichkeit für Personen ohne vertieftes IT-Knowhow
Alle Mitarbeitenden der publicXdata AG haben keinen beruflichen IT-Hintergrund. Microsoft Power BI ist eine sogenanntes Low-Code-Tool und ermöglicht es uns ohne Programmierungskenntnisse Daten zu verknüpfen, zu berechnen und so darzustellen, wie wir eine kundenfreundliche Visualisierung verstehen. So können wir den Fokus auf unsere Stärke des Transportieren des relevanten Business-Kontext legen.

Weiterentwicklungen von Power BI
Power BI ist ein Microsoft Tool, welches laufend weiterentwickelt wird und Neuerungen zur Verfügung stellt. Somit müssen die anwendenden Personen keine zusätzliche Kosten übernehmen und profitieren von den Entwicklungen. Wünscht man sich eine spezifisch auf die eigenen Bedürfnisse ausgerichtete Software, gibt es jedoch sicher passendere Produkte auf dem Markt.

Weltweiter Austausch für Fragen und Anregungen
Die Power BI Community wird immer grösser. Es herrscht ein weltweiter Austausch in der Community, es können auch Fragen platziert werden, die praktisch immer adäquat beantwortet werden. Mit dieser Community können Probleme oder fehlendes Wissen mit wenig Aufwand behoben werden.

Einfaches Lizenz Management
Neue Lizenzen können einfach bei Microsoft bestellt und an die entsprechenden Personen verteilt werden. Die Lizenzen können monatlich oder jährlich abgerechnet werden. Wir übernehmen im Normalfall das Lizenzwesen für unsere Kundschaft und können mit geringem Aufwand alle Mutationen vornehmen.

Unzählige Datenquellen
Power BI ermöglicht es, Daten aus unzähligen Datenquellen einfach zu importieren. Sei dies eine Datenbank über SQL, Onlinedienste wie Sharepoint oder Dateien wie Excel/JSON usw. Die Verknüpfungsmöglichkeiten zwischen Power BI und Datenquellen werden stetig erweitert und so fällt das Anbinden der relevanten Daten immer leichter.

Möchten auch Sie in Ihrer Gemeinde massgeschneiderte Reportings erstellen und unterhalten können? Dann nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.

Thomas Caccivio ist seit Januar 2021 Teil der publicXdata AG. Zuvor war er mehrere Jahre Business Analyst bei einer grossen Schweizer Finanzdienstleisterin. Bei der publicXdata AG ist er für die technische Umsetzung des Reportings zuständig.