Wie hoch sind die Ausgaben unserer Schule für Lehrmittel, Ausflüge und Projektwochen im Vergleich mit anderen Gemeinden? Wie steht meine Gemeinde bei den Gebühren für die Vermietung von Sporthallen im Vergleich da? Und wie gut schneidet unsere Badi hinsichtlich der Kosten und Erträge vergleichsweise ab?
Diesen und vielen weiteren Fragen sind wir im Rahmen unserer jährlichen Zusatzanalysen gemeinsam mit unseren KundInnen nachgegangen. Aber was verstehen wir genau unter einer Zusatzanalyse?
Was ist die Zusatzanalyse?
Das etablierte Hauptprodukt von publicXdata ist ein schweizweites Gemeindebenchmarking, in dem mittlerweile rund 90 Gemeinden in 31 Leistungsbereichen miteinander verglichen werden. Um die Gemeinden kantonsübergreifend und grössenunabhängig vergleichen zu können, wird eine wissenschaftlich entwickelte Bereinigungslogik eingesetzt.
Dieses Benchmarking über die 31 Leistungsbereiche dient dazu, Gemeinden einen Überblick über ihre Gesamtperformance zu verschaffen und Hinweise auf Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu geben. Die Analyse findet jedoch auf hoher Flughöhe statt, da die Leistungsbereiche jeweils mit 1-6 Kennzahlen verglichen werden.
Um gezielt herauszufinden, weshalb eine Gemeinde bei einer Kennzahl hohe Kosten pro Treibereinheit aufweist, führen wir jährliche Zusatzanalysen durch. Dabei werden bestimmte Themen im Detail beleuchtet, um die tatsächlichen Kostenursachen zu identifizieren. Diese Zusatzanalysen finden jeweils in kleineren, meist kantonalen Vergleichsgruppen statt und fokussieren sich auf 1-3 Themen.
Wie profitieren Gemeinden von der Zusatzanalyse?
Die Zusatzanalyse ist Teil des gesamtheitlichen kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, den wir für eine nachhaltige Entwicklung bei den Gemeinden anstreben. Mit diesem Ansatz fördern wir das Vertrauen zwischen BürgerInnen, Exekutive und Verwaltung, indem wir ressourcenschonend vorgehen und entlang des Prozesses systematisch Verbesserungspotenzial aufzeigen.
Für mehr Informationen zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess siehe Blogbeitrag «Kontinuierlicher Verbesserungsprozess für Gemeinden».
Die Zusatzanalyse ermöglicht es den Gemeinden, konkrete Handlungsmöglichkeiten und Ansatzpunkte zu identifizieren und von Best-Practice-Beispielen anderer Gemeinden zu lernen.
Ausgangspunkt für die Zusatzanalysen sind in den meisten Fällen die Leistungsbereiche aus dem Benchmarking. Diese werden dann im Detail untersucht, indem wir für die entsprechenden Leistungsbereiche die wesentlichen Kostentreiber identifizieren und aufschlüsseln.
Der Wirkung der Zusatzanalyse sind jedoch auch gewisse Grenzen gesetzt, da wir den Gemeinden nicht einen konkreten Handlungsplan aufzeigen können, mit Punkten, die sie ändern müssten, um ihre Performance vergleichsweise zu verbessern. Das Ziel ist vielmehr, den Austausch zwischen den Gemeinden zu fördern, um ihnen dadurch Inputs für potentielle Handlungsoptionen zu ermöglichen. Konkret bedeutet dies, dass Gemeinden durch die Datenanalyse Ansatzpunkte mit Handlungsbedarf identifizieren können, zu welchen sie anschliessend in der Diskussion mit den Vergleichsgemeinden Inputs erhalten können.
Ein illustrierendes Beispiel
Das Benchmarking zeigt: Gemeinde A aus dem Kanton Solothurn hat viel höhere Kosten pro SchülerIn als Gemeinde B. Im Rahmen der Zusatzanalyse untersuchen wir nun die verschiedenen untergeordneten Kostentreiber für diese Kennzahl. Dabei kommen wir beispielsweise zum Schluss, dass die Kosten für Stellvertretungen in Gemeinde A viel höher sind und auch für Ausflüge und Projekte deutlich mehr investiert wird. Zudem sind in Gemeinde A mehr Vollzeiteinheiten pro SchülerIn eingestellt. Erklärungsfaktoren hierfür sind beispielsweise eine tiefere durchschnittliche Klassengrösse oder mehr Halbklassenunterricht. Dies sind demnach erste Anhaltspunkte, weshalb die Gesamtkosten pro SchülerIn höher ausfallen könnten als bei Gemeinde B.
Nun geht es in der Diskussion der Resultate der Zusatzanalyse vor allem darum, über die Unterschiede zu diskutieren. Weshalb hat A denn so viel höhere Kosten für Stellvertretungen? Was macht Gemeinde B anders, um weniger investieren zu müssen? Aus diesen Gesprächen ergeben sich dann konkrete Handlungsoptionen – im erwähnten Fall zum Beispiel, dass Gemeinde B viele Studierende als Stellvertretungen einsetzt und nicht langjährige Lehrkräfte, welche deutlich mehr kosten.
Wichtig zu beachten ist dabei, dass sich unsere Analyse hauptsächlich auf den Kostenaspekt fokussiert und nicht auf den Qualitätsaspekt. Ist eine Gemeinde bereit, bewusst mehr in Ausflüge und Exkursionen oder in gut ausgebildete Stellvertretungen zu investieren, ist dies ihr gutes Recht. Ziel unserer Analyse ist eher, Bereiche aufzudecken, in denen unbewusst deutlich mehr investiert wird als in anderen Gemeinden, und den Status quo regelmässig zu hinterfragen, um eine kontinuierliche Verbesserung der Gemeinden sicherzustellen. In jedem Kanton sind die Stellhebel bei den Kosten unterschiedlich; auf diesen Umstand können wir durch die kantonale Gruppenbildung optimal eingehen.
Welche Erkenntnisse resultieren aus der diesjährigen Zusatzanalyse?
Dieses Jahr haben wir 7 verschiedene Zusatzanalysen durchgeführt – im Kanton Luzern, Baselland, Aargau, Solothurn, in der Ostschweiz und zwei in Bern. Dabei wurde eine ganze Bandbreite an Themen detailliert untersucht – von der obligatorischen Schule, der Musikschule und der Schulinformatik über Tagesbetreuung, Kita und Sozialdienst bis hin zu Freibädern, Hallenvermietung und Vereinsunterstützung und Polizei.
Für jeden dieser Leistungsbereiche haben wir die wesentlichen Kostentreiber identifiziert und die Unterschiede zwischen den Gemeinden im Detail analysiert. In der Besprechung der Resultate haben wir anschliessend gemeinsam mit den Vergleichsgemeinden einen Werkzeugkasten mit möglichen Handlungsoptionen und Massnahmen erarbeitet.
Dazu findet sich in der untenstehenden Grafik der gemeinsam erarbeitete Werkzeugkasten für den Bereich obligatorische Schule im Kanton Solothurn.
Fazit
Die jährliche Zusatzanalyse ist ein wertvolles Tool innerhalb des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses und kann sich positiv auf die finanzielle Steuerung der Gemeinde auswirken. Besonders wichtig für den Erfolg der Zusatzanalyse sind der Austausch zwischen den Gemeinden und das Teilen von Best Practices.
Haben wir dein Interesse geweckt? Werde Teil des Benchmarkings für Schweizer Gemeinden und sei bei der nächsten Zusatzanalyse dabei. Mehr Informationen findest du auf unserer Benchmarkingseite.
Sophia Obi
Sophia engagiert sich seit Oktober 2023 als Controllerin im Bereich Benchmarking für die publicXdata AG. Wenn sie nicht gerade Gemeindedaten verarbeitet und analysiert oder bei Beratungsprojekten unterstützt, kümmert sie sich zudem um das Marketing von publicXdata.
