Die Erarbeitung und das Leben einer Strategie mit messbaren Legislaturzielen ist für viele Gemeinden herausfordernd. Mögliche Stolpersteine sind die fehlende Identifikation, keine Messbarkeit und die ausbleibende periodische Überprüfung der Ziele. Doch wie kann erreicht werden, dass die Strategie als tägliches Instrument dient und die Ziele gemessen werden können?

Wer kennt es nicht, die Strategie mit den Legislaturzielen für die Gemeinde wird in einem oder mehreren Workshops erarbeitet und es entstehen unzählige Ziele, welche in den nächsten 4 Jahren erreicht werden sollen. Nachdem die Ziele in einer Broschüre visualisiert wurden, verschwindet diese im Schreibtisch und wird nicht wieder angeschaut. Grund dafür sind oftmals fehlende Messgrößen, die periodische Überprüfung und vor allem die fehlende Identifikation mit den Zielen. Nachfolgend werden die wichtigsten Schritte für eine erfolgreiche Strategieerarbeitung und Umsetzung im Alltag beschrieben. Zuerst aber gilt es einige Begrifflichkeiten zu klären, damit im Verlauf dieses Blogs und auch während einem Strategieworkshop keine Verwirrung entsteht.

Gute Vorbereitung für eine effiziente Erarbeitung der Strategie

Am Anfang des Prozesses steht die Erarbeitung der Strategie und deren Legislaturziele. Damit ein Strategieworkshop möglichst effizient durchgeführt werden kann und somit einigermassen ressourcenschonend ist, braucht es dementsprechend eine gute Vorbereitung. Diese soll vor allem im Voraus zwischen dem/der Workshopleiter/in und der zuständigen Person der Gemeinde erfolgen. Nebst der Analyse der bisherigen Strategie können in einer gut strukturierten Vorabumfrage die Bedürfnisse und Schwerpunkte der involvierten Personen abgefragt werden. Die Schnittpunkte der Resultate helfen, den Workshop im Voraus mit wichtigen Themen zu clustern, damit im Workshop selbst allein die Themensuche nicht zu viel Zeit in Anspruch nimmt. Für den Einstieg in den Workshop können zudem diverse relevante Kennzahlen als Ausgangslage vorgestellt werden. Diese legen den Rahmen für eine fokussierte Diskussion. Aus der Erfahrung ist es hilfreich, die Ausgangslage mit den Schwachstellen zu kennen, um Handlungsfelder für die Legislaturziele schneller zu identifizieren. Der Ansatz der publicXdata AG bei der Erarbeitung der Strategie lautet «weniger ist mehr». Die Menge an Zielen und Maßnahmen soll realistisch sein und von der Gemeinde erreicht werden können. Somit ist es wichtig, dass sich die Workshopleitung damit auseinandersetzt.

Unterscheidung Ziele und Maßnahmen

Die Erfahrung hat gezeigt, dass während dem Workshop zwingend die Begrifflichkeiten Ziel und Maßnahmen erklärt werden müssen. Oftmals werden diese während der Erarbeitung nicht sauber getrennt und es entsteht Verwirrung. Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert das Wort «Ziel» wie folgt: «Sollgröße, mit der ein Istzustand verglichen wird, der so lange zu bearbeiten ist, bis er dem Sollzustand entspricht» (Gabler, 2018).  Im Gegensatz dazu besteht eine Maßnahme aus einer Handlung, mit welcher ein Ziel erreicht werden soll. Es gilt zu beachten, dass jedes Ziel auch als Maßnahme formuliert werden kann und umgekehrt. Hier ein einfaches Beispiel für die Unterscheidung:

Ziel: Das Konzept ist erarbeitet.

Maßnahme: Konzept erarbeiten.

Strategische Aufgabenschwerpunkte messbar machen

Um einen strategischen Aufgabenschwerpunkt erreichen zu können, werden oftmals mehrere Ziele und darin mehrere Maßnahmen erarbeitet. Diese sollen, wenn möglich, mit Indikatoren messbar gemacht werden, um die Zielerreichung über die Jahre auch transparent aufzeigen zu können. Die Transparenz ist sicherlich nicht immer für alle involvierten Personen angenehm, jedoch wird dadurch aus unserer Sicht die Motivation für die Erreichung gesteigert. Zudem kann man so in nützlicher Frist Maßnahmen ergreifen, wenn sich die strategischen Punkte noch nicht wie gewünscht entwickeln.

Ganzheitliches Reporting für die Verknüpfung zwischen Strategie und Finanzen

Die Erreichung von Zielen aus der Strategie ist praktisch immer mit Kosten verbunden. Jedoch werden diese oftmals nicht beziffert und finden keinen oder kaum Platz im Budget oder in der Investitionsrechnung. Um volle Transparenz zu bieten ist es essenziell, dass die Kosten im Budget oder in der Investitionsrechnung Platz finden. Die beste Lösung aus unserer Sicht es, in einem ganzheitlichen Reporting die Strategie sowie die Finanzdaten zu verknüpfen. So sind diese immer ersichtlich und können auch unterjährig geprüft werden.

Strategie in die tägliche Entscheidungsfindung einbeziehen

Die erarbeitete Strategie soll nun auch als Entscheidungsgrundlage der täglichen Arbeit dienen. Damit dies geschehen kann, muss das Kader der Gemeinde die Strategie allen Personen zugänglich machen und vor allem kommunizieren. Es hilft, wenn diese immer wieder gezeigt wird, um die nötige Sensibilität zu erreichen. Nur wenn alle Personen aus der Verwaltung und der Politik die Strategie kennen und verfolgen, können Ziele und damit strategische Punkte erfolgreich umgesetzt werden. Optimalerweise werden die strategischen Punkte auch in den Jahreszielen der Mitarbeitenden verankert.

Die publicXdata AG bietet Ihrer Gemeinde einen effizienten Workshop für die Erarbeitung einer Strategie mit den passenden Zielen an. Ebenfalls ist es uns ein Anliegen, dass die Strategie einen höheren Stellenwert erhält und vom Gemeinderat bis hin zu allen Gemeindeangestellten gelebt wird. Aus unserer Sicht soll die Strategie ein Teil eines ganzheitlichen Reportings sein. Für dieses Anliegen bietet sich unsere Reportinglösung an.

Thomas Caccivio ist seit Januar 2021 Teil der publicXdata AG. Zuvor war er mehrere Jahre Business Analyst bei einer grossen Schweizer Finanzdienstleisterin. Bei der publicXdata AG ist er für die technische Umsetzung des Reportings zuständig.