Digitalisierung und digitale Transformation sind die Schlagwörter der Stunde. Alles wird digital. So auch die Finanzverwaltungen der Schweiz. Aber wie sieht die digitale Finanzverwaltung der Zukunft aus? Wie wird die Finanzverwaltung digitaler? Welche Kompetenzen braucht die digitale Finanzverwaltung? Und welche Prozesse und Dienstleistungen sind betroffen?

Im Sommer kam es in Solothurn zum zweiten Zusammentreffen des Next Gen Swiss Public Finance Netzwerk. In verschiedenen Gruppen diskutierten wir die obenstehenden Fragen. Die Extrakte aus den Gesprächen diente als Grundlage für das publizierte Whitepaper „Die Digitale Finanzverwaltung der Zukunft“. Das Papier wurde von der Finanzcommunity im öffentlichen Sektor für die Community geschrieben und ist deshalb sehr praxisnah gehalten.

Das Whitepaper steht nicht für Digitalisierung um jeden Preis. Es plädiert für den bewussten und nachhaltigen Aufbau und Einsatz von neuen Technologien und Methoden. Aber: Die nächste Generation an neuen Technologien, Methoden und Fähigkeiten klopft laut an die Tür. Die Zukunft wird digitaler, so oder so. Was Sie als LeserIn im Whitepaper erwartet fassen wir Ihnen gerne kurz zusammen.

1) Framework
Im selbst entwickelten Framework für die digitale Transformation in öffentlichen Finanzverwaltungen wird ein Orientierungsrahmen gegeben. Das Framework skizziert die wichtigsten Transformationsebenen und das Zusammenspiel von Mensch und Technik.

Framework digitale Transformation öffentliches Finanzmanagement, Quelle: eigene Darstellung

2) Digitales Mindset
Die Finanzverwaltung übernimmt nicht nur gesetzlich übertragene Aufgabe sondern sieht sich als Dienstleistungs- und Kompetenzzentrum für die finanzpolitische Steuerung und den effizienten Betrieb der Verwaltung. Dabei ist der Anspruch zum einen die Prozesse mit Nutzen für die Verwaltung selbst zu verbessern (Innensicht). Andererseits ist es auch zentral, für die definierten Zielgruppen durch gezielte Entwicklungsschritte den Mehrwehrt zu erhöhen. Die FinanzverwalterInnen müssen folglich Ihre Zielgruppen definieren und wissen, welche Bedürfnisse und Fähigkeiten die einzelnen Zielgruppen haben, damit Entwicklungen auch den gewünschten Mehrwert bringen. Der Übersetzungsprozess von Bedürfnissen in konkrete Produkte ist iterativ; durch testen und lernen werden Prototypen verbessert. Agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum fördern die Verbesserungs- und Lernkultur, indem schnelle Feedbackschlaufen eingeführt werden.

3) Digitale Kompetenzen und Technologien
Digitale Technologien eröffnen neue Möglichkeiten und fordern neue Kompetenzen in Bezug auf die Datengenerierung, die Datenspeicherung, die Datenbereitstellung und die Datennutzung. In diesem Kapitel werden zuerst relevante Technologien vorgestellt und erklärt (ERP, Cloud, Blockchain, Kryptowährung, Dashboards, Maschinelles Lernen, RPA/IPA und Deep Learning). Bei dieser Flut an Technologien stellt sich die Frage, welches Knowhow sich die Veraltung selbst aneignen muss/kann und wo es sinnvoller ist, mit externen Partnern zusammenzuarbeiten. Dieser Aspekt wird im zweiten Teil des Kapitels besprochen.

4) Organisation und Projektmanagement
Die digitale Finanzverwaltung der Zukunft ist eine effiziente und wirkungsvolle Projektentwicklerin. Egal ob ein neues ERP-System eingeführt wird, der Jahresbericht digital und interaktiv gestaltet wird oder Daten auf einen Cloud-Server migriert werden – es handelt sich um Projekte. Die meisten haben wohl schon die Erfahrung gemacht, dass ein Vorhaben durch schlechtes Projektmanagement gescheitert oder nicht nach Wunsch umgesetzt werden konnte. In diesem Kapitel werden zehn Erfolgsfaktoren für ein gutes Projektmanagement thematisiert.

5) Digitale Prozesse und Services
Der Strauss an digitalen Prozessen und Services, welche entweder die Leistungserstellung effizienter machen, Fehlerquellen reduzieren, das Kundenerlebnis für die BürgerInnen verbessern oder für die Verwaltung neue Analysemöglichkeiten bieten ist vielfältig. Die Finanzverwaltung muss eine Digitalisierungsstrategie festlegen und überlegen, welche Prozesse und Aufgaben aus welchem Grund digitalisiert werden sollen. Im letzten Kapitel werden Prozesse und Services anhand von  Beispielen aus Gemeinden erläutert.

Das ganze Whitepaper zum Nachlesen finden Sie HIER. Wir wünschen Ihnen viel Spass und Inspiration beim Lesen.

Daniela Bühler startete im Herbst 2021 bei der publicXdata AG. Auf ihrem bisherigen Berufsweg konnte sie sich einen umfassenden Erfahrungsschatz rund um das Thema Berichterstattung bei grossen Schweizer Konzernen aneignen. Bei der publicXdata AG liegt ihr Schwerpunkt in der Entwicklung von Reportinglösungen für Gemeinden.