Wenn mehrere Gemeinden eine gemeinsame Aufgabe übernehmen – sei es in der Sozialhilfe, der Schule oder dem Werkhof –, stellt sich bald eine zentrale Frage: Wie gut funktioniert unsere Zusammenarbeit wirklich?
Wer trägt welche Kosten? Wie effizient sind unsere Strukturen? Und wo gibt es Potenzial für Verbesserungen? Ein wirkungsvolles Instrument, das diese Fragen systematisch beantwortet, ist ein Benchmarking im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit. Und wie wirkungsvoll es sein kann, zeigt ein konkretes Best-Practice-Beispiel aus dem Kanton Solothurn.
Best-Practice: Benchmarking der Sozialregionen im Kanton Solothurn
Im Kanton Solothurn wurden 13 Sozialregionen miteinander verglichen – unterschiedliche Organisationsformen, verschiedene Falllasten, unterschiedliche betriebliche Bedingungen. Ziel war nicht ein Ranking, sondern mehr Transparenz über Effizienz, Kostenstrukturen und, wo möglich, die Qualität der Leistungserbringung.
Die Sozialpräsidienkonferenz beauftragte die Entwicklung eines standardisierten Kennzahlensystems, das in enger Zusammenarbeit mit dem Steuerungsausschuss – bestehend aus operativen und politischen Vertretern – sowie publicXdata erarbeitet wurde. Das Ergebnis: ein fundiertes, faktenbasiertes Bild der Leistungen und Betriebsstrukturen der beteiligten Regionen.
Konkret wurde ein systematisches Kennzahlensystem entwickelt, um die zentralen Wirkungszusammenhänge in den Sozialregionen transparent und nachvollziehbar darzustellen. Ziel war es, auf Grundlage belastbarer Daten zentrale Einflussfaktoren auf die Kostenstruktur und Effizienz sichtbar zu machen – sowohl aus betrieblicher als auch aus qualitativer Sicht.
Die nachfolgende Grafik zeigt das daraus entwickelte Kennzahlensystem am Beispiel des operativen Betriebs:
Im Zentrum steht die Kennzahl „nicht gedeckte Kosten pro Einwohner (EW)“. Die nicht gedeckten Kosten pro EinwohnerIn sind die relevante Kenngrösse für die Gemeinden, da sie bestimmen, in welchem Umfang der Betrieb der Sozialregionen durch kommunale Mittel zusätzlich zu den Lastenausgleichsbeträgen finanziert werden muss. Diese Kennzahl wird massgeblich durch zwei Faktoren beeinflusst:
- Kosteneffizienz – gemessen als Bruttobetriebskosten pro geführtem Fall. Diese Kennzahl zeigt, wie viel finanzieller Aufwand für die Betreuung eines Falls durchschnittlich aufgewendet wird.
- Falllast – dargestellt als geführte Fälle pro 1’000 Einwohner. Diese beschreibt, wie stark eine Region im Verhältnis zur Bevölkerungszahl durch Fälle belastet ist.
Die Kosteneffizienz wiederum lässt sich in zwei weitere Wirkungskomponenten unterteilen:
- Preiseffekt (Bruttobetriebskosten pro FTE) zeigt, wie teuer der Personaleinsatz in einer Region ist – also, wie viel eine durchschnittliche Vollzeitstelle (Full-Time Equivalent) kostet. Einflussfaktoren sind:
- Overheadkosten pro FTE (z. B. Infrastruktur, IT, Leitung und Support)
- Personalkosten pro FTE
- Mengeneffekt (geführte Fälle pro FTE) bildet ab, wie viele Fälle eine durchschnittliche Fachperson betreut. Diese Kennzahl spiegelt die Produktivität des operativen Betriebs wider und wird unter anderem beeinflusst durch:
- Anteil der Falltypen bzw. Produktgruppen (z. B. Regel-, Asylsozialhilfe sowie Kindes- und Erwachsenenschutz), da unterschiedliche Leistungen verschieden ressourcenintensiv sind.
- Organisatorische Rahmenbedingungen wie Betriebskultur, Organisation und Prozesse sowie Skaleneffekte (z. B. durch Grössenvorteile) können dabei ebenfalls eine Rolle spielen.
Ergänzend zu den Kosten- und Mengendaten berücksichtigt das Kennzahlensystem auch qualitative Aspekte des Personals. Kennzahlen zu Fluktuation, Krankheitsausfällen sowie Aus- und Weiterbildung geben Aufschluss über die personelle Stabilität und Entwicklung in den Sozialregionen. Diese Faktoren beeinflussen nicht nur die Kostenstruktur, sondern auch die Qualität und Kontinuität der erbrachten Leistungen.
Die gewonnenen Erkenntnisse und die methodische Herangehensweise zeigen auf, welchen allgemeinen Mehrwert ein Benchmarking-Prozess für interkommunale Kooperationen bietet – egal in welchem Leistungsbereich.
Warum Benchmarking in der interkommunalen Zusammenarbeit so wertvoll ist
Interkommunale Zusammenarbeit ist längst Alltag – Gemeinden bündeln ihre Kräfte, um effizienter zu arbeiten, Leistungen professionell zu erbringen und dem Fachkräftemangel entgegenzutreten. Was aber oft fehlt, ist eine strukturierte Bewertung: Wie gut läuft es wirklich? Und im Vergleich zu wem?
Ein Benchmarking bringt genau diese Vergleichsebene ins Spiel:
- Es liefert objektive Grundlagen für politische und fachliche Diskussionen.
- Es schafft Verständnis für Unterschiede und deren Ursachen.
- Es ermöglicht es, Best Practices sichtbar zu machen – und voneinander zu lernen.
- Es fördert die Strategiefähigkeit von Trägerschaften und Steuerungsgremien.
Ein solches Instrument stärkt nicht nur die Transparenz – es ist ein aktives Steuerungsinstrument für bessere, faktenbasierte Entscheidungen.
Lernen statt bewerten: Der richtige Fokus im Benchmarking
Ein zentrales Merkmal des Solothurner Projekts war die Ausrichtung auf Lernen statt Werten. Die Kennzahlen dienten nicht dazu, einzelne Sozialregionen zu bewerten oder zu kritisieren, sondern um:
- Zusammenhänge aufzudecken (z. B. zwischen Falllast und Kostenstruktur),
- Effizienzpotenziale zu erkennen (etwa durch Analyse des Personal- oder Overhead-Einsatzes),
- und strukturierte Gespräche zu ermöglichen.
Gerade durch diesen Fokus auf systemisches Verstehen und Austausch soll das Benchmarking zum Katalysator für Dialog und Verbesserung werden – ein Effekt, der auch in anderen kommunalen Kooperationsbereichen erzielt werden kann.
Wie Benchmarking Dialog und Vertrauen fördert
Neben den Zahlen ist der wohl grösste Gewinn eines interkommunalen Benchmarkings: Es bringt Menschen an einen Tisch – mit einem klaren Ziel: voneinander zu lernen.
Ob Verwaltungspersonen, Gemeindepräsidien oder politische Entscheidungsträger – sie alle erhalten eine gemeinsame Basis, um über Effizienz, Wirkung und Gerechtigkeit zu sprechen. Das fördert:
- Vertrauen zwischen Gemeinden
- Verständnis für unterschiedliche Herausforderungen
- Verantwortung für gemeinsame Lösungen.
Mehrjahresvergleich statt Einmalanalyse
Ein einmaliges Benchmarking ist eine wertvolle Momentaufnahme – doch seine volle Kraft entfaltet es in der Wiederholung. Mit jährlich erhobenen Kennzahlen lassen sich Entwicklungen sichtbar machen, Erfolge messen und Zielsetzungen überprüfen.
Im Projekt der Sozialregionen ist daher eine jährliche Fortschreibung der Benchmarking-Daten vorgesehen. So entsteht ein kontinuierlicher Lern- und Steuerungsprozess – ein Modell, das auch in anderen Bereichen grosses Potenzial hat.
Was andere Gemeinden aus dem Projekt lernen können
Auch wenn sich das Benchmarking in Solothurn auf den Sozialbereich konzentrierte, sind die Lehren daraus übertragbar. Für jede kommunale Leistung lässt sich das Vorgehen adaptieren:
- Einheitliche Datenstandards schaffen: Nur mit vergleichbaren Kennzahlen entsteht ein valider Überblick.
- Offene Lernkultur fördern: Benchmarking ist kein Wettbewerb, sondern eine gemeinsame Reise zur Verbesserung.
- Transparenz gegenüber Politik und Bevölkerung sicherstellen: Wer offen kommuniziert, gewinnt Vertrauen.
- Austauschformate verankern: Ergebnisse sollen diskutiert und weiterentwickelt werden – nicht in der Schublade verschwinden.
Genau diesen ganzheitlichen Ansatz verfolgt auch unser umfassendes Benchmarking für Schweizer Gemeinden. Dieses deckt die relevanten Leistungsbereiche ab – von der Verwaltung über Infrastruktur bis hin zu Bildung und Soziales – und bietet damit eine solide Grundlage für fundierte Vergleiche und gemeinsame Verbesserungsprozesse.
Fazit: Ein Werkzeug für bessere Zusammenarbeit
Das Beispiel Solothurn zeigt eindrücklich: Benchmarking in der interkommunalen Zusammenarbeit ist weit mehr als ein technisches Analyseinstrument. Es ist ein strategischer Hebel – für mehr Transparenz, für bessere Steuerung und für eine neue Qualität des Miteinanders zwischen Gemeinden.
Wer die eigene Leistung kennt, kann sie verbessern. Wer versteht, was andere besser machen, kann davon lernen. Und wer den Mut hat, gemeinsam hinzuschauen, hat die besten Voraussetzungen, um gemeinsam weiterzukommen.
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Wir begleiten Sie gerne – mit Erfahrung, Methodik und einem neutralen Blick von aussen.
Manuel Stauffer
Manuel ist seit Oktober 2021 mit viel Herzblut für die publicXdata AG im Einsatz. Ein grosser Teil seiner beruflichen Laufbahn widmete er der wirkungsvollen Steuerung in Organisationen, zuletzt als Leiter Controlling in der Baustoffbranche. Heute verantwortet er bei der publicXdata AG die Entwicklung neuer Produkte im Gesamtportfolio – von der Idee bis zur Marktreife. Zudem bringt er seine breite Expertise gezielt in Beratungsprojekten bei Kunden ein.
