In vielen Gemeinden hat vor Kurzem eine neue Legislatur begonnen. Für die Exekutive bedeutet dies: Die strategischen Prioritäten der nächsten vier Jahre müssen definiert und in Legislaturzielen verankert werden. Welche internen und externen Ressourcen dafür nötig sind, wird idealerweise im Finanzplan festgehalten – und darauf aufbauend entsteht das Detailbudget für das kommende Jahr.
Unterjährig zeigt sich dann, ob die Planung trägt: Werden die bewilligten Kredite eingehalten? Kommen die Projekte wie vorgesehen voran? Nicht selten lautet die ernüchternde Erkenntnis: Wir haben uns zu viel vorgenommen. Diese Abweichungen müssen im Jahresbericht transparent gemacht werden, während gleichzeitig bereits der nächste Finanzplan und das nächste Budget vorbereitet werden – wiederum mit den Erfahrungen aus dem laufenden Jahr.
Der Steuerungsprozess
Dieses Beispiel zeigt, dass finanzielle Steuerung kein einmaliger Akt ist, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der sich über das ganze Jahr erstreckt. Dieser Prozess besteht dabei aus sechs verschiedenen Schritten, um eine effektive und effiziente finanzielle Steuerung umzusetzen.
Wir sind überzeugt: In diesem Prozess steckt insbesondere bei Schweizer Gemeinden noch erhebliches Potenzial – sowohl in der Qualität der Steuerung als auch in der Effizienz der Abläufe. Wie ein integrierter, durchgängiger Steuerungsprozess über alle Phasen der Finanzplanung hinweg Transparenz schafft und Wirkung steigert, hat Matthias Schüpbach, Finanzchef der Gemeinde Spiez, an unserem Webinar vom 4. Dezember 2025 eindrücklich gezeigt. Mit einem webbasierten, integrierten Tool lassen sich sämtliche Schritte des Zyklus nahtlos abbilden – von der strategischen Vorgabe bis zur interaktiven Jahresberichterstattung.
1. Budget- und Finanzplanungsvorgaben
Strategisch fundierte Planung beginnt mit klaren Vorgaben. Diese leiten sich aus der Gemeindestrategie ab und berücksichtigen relevante Treiber wie Schülerzahlen oder Bevölkerungsentwicklung. Um unrealistische Budgetpuffer zu vermeiden, empfiehlt sich ein Dreijahresmittel aus dem letzten Budgetjahr und den beiden vorangegangenen Ist-Jahren. In Spiez werden diese Vorgaben direkt im webbasierten Planungstool hinterlegt – transparent, nachvollziehbar und jederzeit aktualisierbar.
Vorteil: Strategiekonforme, datenbasierte Vorgaben schaffen eine solide Grundlage für die weitere Planung und verhindern systematische Über- oder Unterbudgetierung.
2. Planungseingaben
Die Budgetverantwortlichen erfassen ihre Eingaben direkt im gleichen Tool. Abweichungen von den Vorgaben können kommentiert und begründet werden. Die finalen Zahlen lassen sich automatisiert ins ERP-System überführen – ohne Medienbrüche.
Vorteil: Einheitliche Erfassung, direkte Kommentierung und nahtlose Integration ins ERP erhöhen die Effizienz und minimieren Fehlerquellen.
3. Politische Diskussion
Nach Abschluss der Eingaben erfolgt die politische Diskussion im Gemeinderat. Das Tool bietet stufengerechte Darstellungen – für Verwaltung, Geschäftsleitung und Gemeinderat – und erlaubt Live-Anpassungen während der Sitzung.
Vorteil: Transparente, verständliche Visualisierungen fördern den politischen Diskurs und ermöglichen fundierte Entscheidungen in Echtzeit.
4. Budget-Berichterstattung
Die Berichterstattung erfolgt automatisiert: Ein Word-Bericht erfüllt die kantonalen und revisionsrechtlichen Anforderungen, während ein interaktiver Bericht für die Webseite und die Bevölkerung erstellt wird. Die Gemeindeverwaltung erhält den Word-Bericht inkl. Kommentierung der gewünschten Abweichungen. Die Kommentierung ist dabei eher technisch, kann jedoch durch die Finanzverwaltung, falls gewünscht, ergänzt werden.
Ein Beispiel für diesen Word-Bericht sowie für die interaktive Berichterstattung für die Bevölkerung finden Sie untenstehend abgebildet. Mit den zusätzlich aufgeführten Links können Sie sich die beiden Elemente der Berichterstattung im Detail ansehen.
Vorteil: Dreifacher Nutzen – Zeit sparen bei der automatisierten Erstellung, formale Erfüllung der Vorgaben und moderne, bürgernahe Kommunikation.
5. Unterjährige Steuerung
Mit dem integrierten Hochrechnungsmodul wird das Budget quartalsweise überprüft. Automatisierte Hochrechnungen, manuelle Korrekturen und Kommentierungen sind möglich. Budgetüberschreitungen werden frühzeitig sichtbar, Nachkredite aktiv gesteuert.
Vorteil: Frühzeitige Transparenz über Abweichungen ermöglicht proaktive Steuerung und verhindert Überraschungen.
6. Jahresrechnung inkl. Berichterstattung
Nach Abschluss des Jahres und der Buchungen wird ein revisionssicherer Jahresbericht erstellt. Zusätzlich erfolgt eine interaktive Darstellung für Parlament und Bevölkerung.
Ein Beispiel dafür, wie die Jahresberichte inkl. interaktiver Berichterstattung aussehen, finden Sie direkt unter diesem Link.
Vorteil: Zeit sparen durch die automatisierte Berichterstellung, revisionskonforme Dokumentation und moderne Kommunikation stärken Vertrauen und Rechenschaft.
Fazit
Der Steuerungszyklus von Spiez zeigt, wie integrierte digitale Prozesse die finanzielle Steuerung einer Gemeinde auf ein neues Niveau heben. Mit den Tools von publicXdata lassen sich alle Schritte effizient, transparent und wirkungsvoll gestalten – von den Planungsvorgaben bis zur Jahresrechnung.
Mehr Informationen zum Budget- und Reportingmodul finden Sie auf unserer Website.
Möchten Sie die finanzielle Steuerung für Ihre Gemeinde inhaltlich optimieren und dabei noch Zeit sparen?
Dann melden Sie sich noch heute bei uns.
Joel Haueter
Joel ist der Gründer und Geschäftsführer der publicXdata AG. Er begeistert sich seit über 10 Jahren für Themen rund um die gesamtheitliche Steuerung von Schweizer Gemeinden. Sein Ziel ist es immer, skalierbare und somit bezahlbare Lösungen für Gemeinden zu entwickeln, die den Gemeinden einen optimalen Ressourceneinsatz ermöglichen.
