Vom Gemeindevergleich profitieren

Unsere Benchmarking Lösung für Schweizer Gemeinden zeigt die Resultate mit vergleichbaren Gemeinden pro Bereich transparent dar (vgl. Blick ins Tool). Transparent bedeutet, dass alle unsere Kundinnen auch die Performance von anderen Gemeinden einsehen können. Dies hat den grossen Vorteil, dass sobald eine Gemeinde bei einem Leistungsbereich Potenzial identifiziert, sie sehen kann, welche ähnliche Gemeinde effizienter sowie profitabler ist oder eine höhere Qualität erzielt. Somit kann der Austausch gezielt mit jenen Gemeinden, welche bei den jeweiligen Leistungsbereichen gut abschneiden, gesucht werden, um von den besten zu lernen. Doch wie gelingt der Schritt von den Resultaten und den gesammelten Erkenntnissen zur konkreten Massnahmenumsetzung? Dafür sehen wir folgende drei Möglichkeiten:

1. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
2. Einsatz bei Bedarf
3. Grossprojekt

1. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess ist unsere bevorzugte Lösung zum Umsetzen der Benchmarking Resultate. Wir unterstützen die Gemeinden dabei, indem wir 2-3 Bereiche pro Jahr gemeinsam mit Ihnen und Gemeinden aus der Region analysieren und in einem Workshop funktionierende Massnahmen erarbeiten. Somit entsteht ein Werkzeugkasten für jährlich zwei bis drei Bereiche, auf Basis dessen konkrete Verbesserungsmassnahmen umgesetzt werden können. Die drei grössten Vorteile dieses Vorgehens sehen wir hier:

• Ressourcenschonende, laufende (oder eben kontinuierliche)  Aufgaben- und Effizienzprüfung der Leistungsbereiche. Ressourcenschonend deshalb, weil jedes Jahr nur 2-3 Bereiche analysiert werden und nicht alles auf einmal.
• Die Verwaltung kann der Politik zeigen, dass sie ihre Prozesse kontinuierlich überprüft. Die Politik kann wiederum den Bürgerinnen zeigen, dass sie die Leistungen der Gemeinde und deren Umsetzung laufend hinterfragt.
• Jährlich werden Ressourcen optimaler eingesetzt (oder eben Kosten gespart) und Erträge optimiert. Dies führt dazu, dass sich die Gemeinde Handlungsspielraum schafft, um neue wichtige Themen aufzunehmen und umzusetzen.

2. Einsatz bei Bedarf

Bei diesem Vorgehen werden die Resultate bei Bedarf eingesetzt. Wie beim kontinuierlichen Verbesserungsprozess haben die Gemeinden die Möglichkeit, jährlich für 2-3 Bereiche einen Werkzeugkasten mit funktionierenden Massnahmen zu entwickeln. Im Gegensatz zum KVP werden hier aber die Resultate nicht jährlich, sondern eben bei Bedarf eingesetzt. Dies bedeutet, dass bei bevorstehenden Entscheidungen die Resultate hinzugezogen werden. Hier zwei ausgewählte Beispiele, wie dies bei Kundinnen von uns eingesetzt wurde:

• Bei einem auslaufenden Vertrag mit der externen Gärtnerei hat eine Gemeinde, bevor sie den Vertrag verlängert hat, die Performance beim Friedhof im Vergleich angeschaut und dabei entdeckt, dass die Kosten pro Grab und die Kosten pro Todesfall hoch sind. Dies hat dazu geführt, dass diese Gemeinde zusätzliche Offerten eingeholt hat und so einen hohen 5-stelligen Betrag einsparen konnte.
• Bei Verhandlungen mit der regionalen Musikschule über die Verlängerung der Leistungsvereinbarung hat eine Gemeinde die Performance bei der Musikschule verglichen. Dabei hat sie entdeckt, dass sowohl die Kosten pro Anzahl Musikstunden sowie die Kosten pro Anzahl Musikschülerinnen im Vergleich hoch waren und die Musikschülerquote im Vergleich tief war. Dies hat dazu geführt, dass einerseits der Schlüssel für die Kostenvergabe zugunsten der Gemeinde sowie auch Massnahmen für eine Erhöhung der Musikschülerquote getroffen wurden.

3. Grossprojekt

Diese Einsatzmöglichkeit empfehlen wir nur Städten und Gemeinden mit einer besonders angespannten finanziellen Situation, da ein Grossprojekt viele Ressourcen der Gemeinde bindet und die Mitarbeitenden möglicherweise überfordert werden. Falls diese Option gewählt wird, empfehlen wir Ihnen, das Projekt von uns oder von einem unserer Partner begleiten zu lassen. Unsere Erfahrungen zeigen, dass es für einen externen Partner einfacher ist, konkrete Massnahmen flächendeckend gemeinsam mit den jeweiligen Bereichen zu erarbeiten, als durch die interne Finanzabteilung.

Selbstverständlich gibt es weitere Einsatzmöglichkeiten für unser Benchmarking-Tool. Falls Ihre Gemeinde noch nicht Kundin bei uns ist, empfehlen wir Ihnen, von unserem kostenlosen Service Gebrauch zu machen und einen Bereich zu vergleichen. Mehr Informationen dazu finden Sie direkt hier.

Joel Haueter ist der Gründer und Geschäftsführer der publicXdata AG. Er begeistert sich seit über 10 Jahren für Themen rund um die gesamtheitliche Steuerung von Schweizer Gemeinden. Sein Ziel ist es immer, skalierbare und somit bezahlbare Lösungen für Gemeinden zu entwickeln, die den Gemeinden einen optimalen Ressourceneinsatz ermöglichen.